BCD Global personvernpolicy (denne «Policy»)
Sist oppdatert: 01.juli 2023

BCD Travel Services B.V. (“BCD”, “vi”, “vår” eller “oss”), som behandlingsansvarlig for dine personopplysninger, respekterer personvernet og er forpliktet til å følge denne retningslinjen, som beskriver hvordan vi, som et selskap som leverer reiser og tilhørende tjenester, samler inn og bruker personopplysninger som du, selskapet hvor du er ansatt eller på annen måte reiser på vegne av («Selskapet»), eller tredjeparter, gir oss.

Hva er omfanget av denne Policy?

Denne Policy beskriver hvilke personopplysninger vi samler inn om deg, hvordan vi samler inn dem, hvordan vi bruker dem, hvem vi kan dele dem med, og hvilke valg du har angående vår bruk av dine personopplysninger. Vi beskriver også tiltakene vi gjør for å beskytte dine personopplysninger og hvordan du kan kontakte oss.

Denne Policy gjelder BCDs forretningsreiser og tilhørende tjenester, samt fritidsreisetjenester som vi kan levere til deg, inklusive tilhørende tjenester på BCD sine nettsider og applikasjoner som viser eller er lenket til denne Policy (heretter samlet kalt «Tjenestene»). Hvis du også mottar møte- og eventtjenester fra BCD Meetings & Events LLC og personvernpolicy på deres nettsider, hhv. (www.bcdme.com).

Vi oppfordrer deg til å lese denne retningslinjen nøye og i sin helhet, da den berører dine rettigheter mht. behandling av dine personopplysninger. Som bruker av våre tjenester forstår du og samtykker i at vi kan samle inn, bruke, oppbevare og avsløre dine personopplysninger i samsvar med denne Retningslinjen.

Våre personvernrutiner er forskjellige i de landene hvor vi har virksomhet, for at de skal reflektere lokale lovmessige krav. BCD oppfyller gjeldende personvernlovgivningen i de jurisdiksjonene hvor vi har virksomhet når det gjelder behandling av personopplysninger.

Hvilke personopplysninger samler BCD inn?

For å kunne levere våre Tjenester, kan BCD samle inn, bruke, oppbevare og avsløre personopplysninger. Personopplysninger er all informasjon som kan brukes til å identifisere deg, eller som vi kan koble til deg. Du, som reisende eller bruker av våre Tjenester, kan bli spurt om å oppgi bestemte personopplysninger når du bruker våre Tjenester, som f.eks.:

• Navn og kontaktinformasjon (arbeids- eller privat-/mobiltelefon, faks, e-post, adresse);
• Reisebestiller og pårørende konbtaktinformasjon;
• Reisepreferanser og tur-/møtedetaljer (f.eks. ruter, klasse, setepreferanser, bonuskort, måltidspreferanser, medlemskapsinformasjon om hotell/tog/bil og annen landtransport, spesielle preferanser når det gjelder overnatting, andre personopplysninger som kan bli gitt frivillig via vår profil, undersøkelser, eller andre forespørsler);
• Reisedokumentasjon (f.eks. pass/visum/fødselsnummer/førerkortnummer, TSA-nummer, statsborgerskap, fødselsdato, kjønn);
• Betalingsinformasjon (bedriftskredittkort/personlige kredittkort) og bankinformasjon;
• Innloggingsinformasjon, bruker-IDer, ansatte-IDer, IP-adresser og nettleserinformasjon; og
• Informasjon fra din bedrift (avdeling, cost center).

Hvis du sender inn personopplysninger om andre personer i forbindelse med Tjenestene (f.eks. hvis du foretar en reservasjon for andre enkeltpersoner, eller oppgir en nødkontakt), bekrefter du at du har myndighet til å gjøre dette, og at du har informert dem om at vi vil samle, inn, bruke, oppbevare og avsløre slike personopplysninger i samsvar med denne Retningslinjen.

Hvordan samler BCD inn personopplysninger?

BCD samler inn personopplysninger:

• Direkte fra deg når du går inn på forskjellige deler av tjenestene våre, samt når du kommuniserer med oss via e-post eller gjennom andre kanaler;
• Fra andre kilder, som f.eks. ditt Selskaps og vårt Selskaps tredjeparter, som kan sende oss dine personopplysninger på vegne av deg eller vårt Selskap; og
• Fra nettverket av nettsteder og applikasjoner som er tilgjengelige eller brukes av våre Tjenester og vårt Selskap, inklusive tredjepartsleverandører (f.eks. flyselskaper, hoteller, betalingskortleverandører) og våre BCD-relaterte selskaper, tilknyttede selskaper, datterselskaper, samarbeidspartnere, partnere, underleverandører og agenter. Dette inkluderer personopplysninger vi samler inn automatisk gjennom våre nettsteder og applikasjoner, f.eks. ved å bruke informasjonskapsler og lignende teknologier.

Hvordan bruker BCD personopplysninger og på hvilke juridiske grunnlag?

BCD samler inn og bruker dine personopplysninger for spesifiserte, uttrykkelige og legitime formål som beskrevet i denne Retningslinjen, og vi behandler ikke dine personopplysninger på en måte som ikke er kompatibelt med formålet.

BCD bruker personopplysninger til:

1. Å levere sine Tjenester og oppfylle sine forpliktelser overfor ditt Selskap og reisende (f.eks. fullføre og administrere reisereservasjoner, bistå i å administrere reiser, levere reisebasert rapportering og analyse, utstede elektroniske billetter, utføre refusjoner, levere informasjon om din konto og Tjenester, tilby reisekonsulenttjenester, inkludert, men ikke begrenset til, forretningsinformasjon basert på analysen av et selskaps reisepolicy, bærekraftsengasjement og andre endringer i våre produkter eller Tjenester).
2. Kommunisere med deg gjennom forskjellige multimedia-kanaler (for eksempel via e-post, post, telefon, eller BCDs nettsteder eller applikasjoner), og for å gi deg kundeservice.
3. Forstå hvordan våre nettsteder og applikasjoner brukes og levere en tilpasset kundeopplevelse når du bruker tjenestene våre, som f.eks. ved å levere interaktiv eller persontilpassede elementer på våre Tjenester, og levere innhold til deg basert på dine interesser (se Avsnittet «Hvordan BCD håndterer «ikke spor»-forespørsler og bruke «Informasjonskapsler» og andre lignende teknologier?» nedenfor for mer informasjon).
4. Behandle forespørsler fra deg eller din bedrift (f.eks. rapportering, spørsmål, bestillingsforespørsler eller andre forespørsler om dine personopplysninger). Automatisert beslutningstaking kan bli brukt til å behandle enkelte forespørsler for å kunne levere Tjenester raskere og mer pålitelig til deg og/eller Selskapet ditt (f.eks. videresende forespørselen din til riktig avdeling, sende automatiske svar). Viktige beslutninger vil alltid bli vurdert av en BCD-ansatt.
5. Sende deg nyhetsbrev, markedsføringsmail og annen informasjon eller materiell som kan være av interesse for deg eller vise deg persontilpassede annonser. Når det måtte være nødvendig vil vi innhente ditt samtykke før vi sender slike markedsføringsmeldinger eller viser persontilpassede annonser.
6. Gjennomføre undersøkelser (f.eks. reisende, klienttilfredsstillelse) og gjennomgå kvaliteten og hvor gode våre tjenester har vært med tanke på kundetilfredsstillelse.
7. Gjennomføre våre forpliktelser og håndheve dine, våre, eller andres rettigheter som vi mener rimelig nødvendig (f.eks. fakturering og innkreving, forhindre svindel, oppfylle lovpålagte forpliktelser og svare på rettskrav eller forespørsel fra myndigheter, ordensmakten eller andre tredjeparter).

For å behandle dine personopplysninger som beskrevet ovenfor, baserer BCD seg på følgende juridiske grunnlag. Sett i lys av formål A, behandler vi dine personopplysninger der det er nødvendig for å kunne oppfylle kontrakten vi har med ditt selskap og/eller deg, slik at vi skal kunne levere våre Tjenester til deg. Sett i lys av formål B til F, baserer vi oss på vår legitime forretningsmessige interesse i å levere og forbedre tjenestene våre eller på de legitime interessene som følges av din bedrift. For formål G, baserer BCD, hvor dette er relevant, på å oppfylle sine juridiske forpliktelser. Vi baserer våre legitime forretningsinteresse i å forhindre svindel og beskytte våre rettigheter. Når man bruker persondata til å oppfylle BCDs eller en tredjeparts legitime interesse, vil BCD alltid balansere dine rettigheter og interesser når det gjelder å beskytte dine personopplysninger opp mot BCDs rettigheter og interesser eller en tredjeparts rettigheter og interesser. Vil vill innhente ditt samtykke for bruk av personlige opplysninger hvor det påkreves at de relevante lovene.

Hvem avslører BCD personopplysninger til og hvorfor?

Personopplysninger kan samles inn og deles med eller avsløres ved behov for levering av Tjenester til:

• BCD og dets tilknyttede selskaper, datterselskaper, samarbeidspartnere, partnere, underleverandører og agenter etter behov for å oppfylle og støtte Tjenestene, inklusive nødbestillinger og assistanse, utstede billetter, svare på forespørsler og vurdere eller tilby kampanjer.
• Andre selskaper som BCD bruker til å støtte sin virksomhet ved å levere tilleggstjenester (f.eks. oppfyllelse, undersøkelser, lagring, statistisk analyse, teknologi, utvikling, kredittkontroll (hvor relevant)).
• Din bedrift for reisebasert rapportering, reisekonsulent tjenester, revisjon, sporing og andre formål som er nødvendig for din bedrift, inklusive de av dine ansatte som dere ber om at vi sender eller stiller personopplysninger til.
• Tredjeparts tjenesteleverandører som du eller ditt Selskap ber om at vi sender personopplysninger til (f.eks. leverandører for å sikre oppgjør for forsinkelser, kanselleringer eller overbookede flyreiser på vegne av reisende; sikkerhets- og sporingsinformasjonsleverandører; selskaper som leverer værinformasjon, reiseadvarsler, og destinasjonsinnhold gjennom løsninger og verktøy; enheter som samler inn reiseinformasjon på vegne av flyselskaper i den hensikt at slike enheter skal kunne videresende denne til bestemte flyselskaper for sporing av forhandlede priser mellom flyselskapene og ditt Selskap; etterfølgende organisasjoner og andre reiseadministrasjonsselskaper).
• Tredjeparts tjenesteleverandører for å kunne gjennomføre reisearrangementer og reservasjoner, og oppfylle Tjenestene (f.eks. Global Distribution Systems (GDS-er); flyselskaps-, tog-, leiebil- og andre bakketransportselskaper, hoteller cruiserederier, destinasjons-administrasjonsselskaper og andre relaterte reiseleverandører for bestillings/billetteringsformål; bransjerapporteringsmyndigheter; utstyrs- og teknologileverandører, inklusive, men ikke begrenset til, leverandører av online bestillingsverktøy, leverandører av programvare for møteregistreringer (inklusive online og mobile event-administrasjonsleverandører), og audiovisuelle selskaper; visa- og pass-leverandører; kredittkortselskaper og betalings- og betalingsinnkrevingsselskaper).
• Andre tredjeparter som vi mener er rimelig nødvendige i samsvar med gjeldende lover, inklusive lover utenfor hjemlandet: (i) for å oppfylle lover, forskrifter eller statlige eller juridiske forespørsler og prosesser; (ii) identifisere, kontakte eller gå til rettsak mot noen som måtte ha brutt våre vilkår for bruk eller på annen måte håndheve våre vilkår og policyer; (iii) bruke våre tjenester på riktig måte; eller (iv) beskytte BCD eller de som bruker disse, inklusive å benytte tilgjengelige botemidler eller å begrense skader som måtte ha oppstått (f.eks. utveksle informasjon med andre selskaper og organisasjoner med det formål å hindre svindel og redusere risiko).

Datakonsolideringsselskaper kan også bli brukt av BCD eller ditt Selskap til å lage rapporter og relatert statistikk for sammenligning eller andre relaterte formål, inklusive, men uten begrensning til, å utvikle akkumulert statistikk, som kan omfatte data innhentet fra ditt Selskap, for bruk i normale forretningsformål i vår bransje og tjenestene vi leverer, men uten å identifisere, direkte eller indirekte, deg eller ditt Selskap.

BCD kan bli kjøpt opp, fusjonert med andre selskaper, bli solgt eller få avviklet sine eiendeler, kjøpe opp eller kjøpe andre selskaper eller aktiva. I slike transaksjoner er personopplysninger vanligvis en av de overførte aktiva. I tilfelle et slikt oppkjøp, salg, likvidering eller fusjon, kan dine personopplysninger og ikke-personlig informasjon bli automatisk overført fra oss til en tredjepart, i samsvar med gjeldende lover.

Vil BCD avsløre personopplysninger over landegrenser?

BCD er et globalt selskap som leverer reiserelaterte tjenester og kan derfor overføre dine personopplysninger internasjonalt hvis dette er nødvendig for å kunne levere våre Tjenester. Nå man deler eller avslører personopplysninger til andre parter, inkludert til BCDs relaterte selskaper, tilknyttede selskaper, datterselskaper, samarbeidspartnere, partnere, underleverandører og agenter som leverer Tjenester og vedlikeholder fasiliteter, kan dine personopplysninger bli overført til land med personvernlover som holder en lavere beskyttelsesnivå når det gjelder personopplysninger enn de som gjelder i ditt land.

Vi vil overføre dine personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, inklusive det å ha tilstrekkelige mekanismer for å beskytte dine personopplysninger når de overføres internasjonalt (f.eks. modellklausuler, databeskyttelsesavtaler). Hvis du har spørsmål eller ønsker å få mer informasjon om internasjonal overføring av dine personopplysninger eller de implementerte sikkerhetstiltakene, kan du kontakte oss vedrørende denne Retningslinjen.

Hvordan oppbevarer og beskytter BCD personopplysninger?

BCD oppbevarer typisk personopplysninger på sine servere som administreres internt (i hovedsak innenfor EØS og i USA) og ved å bruke tredjeparts lagringsleverandører.

BCD benytter nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak til å beskytte personopplysningene BCD oppbevarer på sine nettverk og systemer mot uautorisert tilgang, avsløring, destruksjon og endring. Vi gjennomfører periodiske gjennomganger av vår datainnsamling, lagring, behandling og sikkerhetstiltak for å verifisere at vi kun samler inn, lagrer og behandler personopplysninger som er nødvendige for våre Tjenester og for å oppfylle våre kontraktsforpliktelser. Mens vi treffer alle nødvendige tiltak for å beskytte integriteten og sikkerheten i vårt nettverk og systemer, kan vi ikke garantere, sikre eller love at våre sikkerhetstiltak vil forhindre ulovlig eller uautorisert aktivitet relatert til dine personopplysninger. Når du bruker våre Tjenester, må du være klar over at ingen dataoverføring over Internett kan garanteres å være fullstendig sikker. Selv om vi streber etter å beskytte dine personopplysninger, kan vi ikke garantere sikkerheten for data og informasjon som du overfører til oss over internett, og du gjør dette for egen risiko.

For å beskytte dine personopplysninger ber vi deg vennligst ikke sende oss kredittkortinformasjon eller andre lignende sensitive personopplysninger, inklusive spesielle kategorier av personopplysninger via e-post. Vi oppfordrer deg også til å holde passordet ditt konfidensielt og ikke avsløre det til noen annen person. Hvis du deler en datamaskin med noen, må du huske å logge ut før du forlater nettstedet eller tjenesten for å beskytte tilgang til passord og personopplysninger fra brukerne som kommer etter deg. Vi ber om at du varsler oss umiddelbart hvis du mener at passordet ditt eller dine personopplysninger har blitt misbrukt når du brukte BCD sine Tjenester og applikasjoner. Vær oppmerksom på at vi aldri vil be deg om å oppgi passord eller kredittkortinformasjonen din i en uoppfordret telefonsamtale eller e-post.

Hvor lenge oppbevarer BCD mine personopplysninger?

BCD oppbevarer personopplysninger så lenge som det er nødvendig for å oppfylle formålet beskrevet i denne Retningslinjen, hvis ikke en lengre oppbevaringsperiode er påkrevd eller tillatt av gjeldende lovgivning. Når man bestemmer hvor lenge man skal oppbevare personopplysninger, tar vi hensyn til nødvendigheten av personopplysningene for å kunne levere våre Tjenester, gjeldende lover og forskrifter, inklusive personvernlover, samt våre juridiske forpliktelser. Vi kan oppbevare data for å kunne undersøke eller forsvare oss mot potensielle rettskrav. Når det ikke lenger er nødvendig å oppbevare personopplysninger lenger, blir disse slettet eller anonymisert.

Hva med BCD-applikasjoner?

BCD gjør sine applikasjoner (mobilt eller nettbasert) for nedlastning fra forskjellige markedsplasser på nettet. BCD samler inn bruksinformasjon slik at vi kan forbedre applikasjonen og levere en bedre og mer persontilpasset brukeropplevelse. BCD kan følge informasjon om din bruk av våre applikasjoner (f.eks. anonymisert statistikk over det daglige antall besøk, daglige forespørsler om bestemte brukselementer, sporingsinteresse, hvem som postet innhold, fra hvilke land applikasjonene og Tjenestene ble brukt fra). Vi bruker denne statistikken utelukkende for måling av aktiviteter og for forbedring eller tilpasning av Tjenester til fordel for deg. Vi kan også bruke analyseverktøy og metoder til å utvikle anonymisert brukerstatistikk som beskrevet i vår Policy for informasjonskapsler (https://www.bcdtravel.com/cookie-policy/). BCD bruker slik statistikk til analyse, forbedring av våre Tjenester, kommunisere funn og til forbedring av våre produkter for deg og for din Bedrift og andre BCD-kunder og potensielle kunder. Slik statistikk inneholder ikke personopplysninger og kan ikke brukes til innsamling av personopplysninger. I samsvar med applikasjonenes bruksvilkår, kan noe informasjon om deg (som kan omfatte din e-postadresse, reiseplaner og annen informasjon du gir oss frivillig) bli delt med tredjeparter som angitt i denne Retningslinjen. Vær oppmerksom på at når du forlater BCD-nettsteder og applikasjoner for å bruke andre nettsteder og applikasjoner, inklusive, men ikke begrenset til, virtuelle assistenter eller andre applikasjoner, gjelder personvernretningslinjene til de andre nettstedene eller applikasjonene.

Hva med lenker til tredjeparts nettsteder og tjenester?

Våre tjenester kan inneholde lenker til tredjeparts nettsteder. Noen av disse nettstedene kan tillate at du kjøper produkter og tjenester, registrerer deg for å motta materiell, eller motta nye produkt- og tjenesteoppdateringer. I mange tilfeller kan du bli bedt om å oppgi kontaktinformasjon, som f.eks. navnet ditt, adresse, e-postadresse, telefonnummer og kredit-/debetkortinformasjon. Hvis du bruker disse tredjepartsnettstedene og/eller oppgir personopplysninger og -informasjon, er det personvernretningslinjene og tjenestevilkårene til disse nettstedene som gjelder. Vi oppfordrer deg til å lese nøye retningslinjene til slike tredjeparts nettsteder før du sender inn dine personopplysninger. BCD er ikke ansvarlig for og fraskriver seg uttrykkelig ethvert ansvar relatert til handlinger som skjer på slike nettsteder, deres personvernretningslinjer, eller vilkår og innhold på slike nettsteder.

Hvordan håndterer BCD «ikke spor»-forespørsler og bruker «Informasjonskapsler» eller andre tilsvarende teknologier?

Vi responderer i øyeblikket ikke på nettleseres «ikke spor»-signaler mht. BCD sine nettsider og applikasjoner. Vi behandler dine personopplysninger gjennom våre nettsteder og applikasjoner i samsvar med denne Retningslinje, uavhengig av sporingsinnstillingene dine.

Vi kan samle inn informasjon ved bruk av «informasjonskapsler» automatisk. Du kan velge å nekte bruk av informasjonskapsler i nettleseren din (se «Informasjonskapsler»-lenken nedenfor), men dette kan begrense dine muligheter til å mota noe eller alle Tjenester fra oss, og/eller det er mulig at ikke alle funksjonene vil være tilgjengelig for deg eller ikke fungerer som forutsatt. Hvor det er tillatt iht. gjeldende lovgivning, vil BCD innhente ditt samtykke til å innhente informasjon ved å bruke informasjonskapsler. Tilleggsinformasjon om «Informasjonskapsler» og hvordan BCD sine nettsider bruker dem finner du på https://www.bcdtravel.com/cookie-policy/.

Vil BCD samle inn personopplysninger om barn?

BCD vil ikke bevisst samle inn personopplysninger fra barn. Enkeltpersoner under 18 år bør ikke bruke våre Tjenester til å sende noen personopplysninger om seg selv.

Hvilke rettigheter har jeg i forhold til mine personopplysninger?

Du kan velge hvilke personopplysninger (hvis noen) du gir oss. Hvis du imidlertid velger å ikke gi oss noen informasjon, kan dette påvirke hvordan du kan bruke noen av eller alle våre tjenester.

I det omfang det er tillatt av gjeldende lovgivning, har du mulighet til å utøve forskjellige rettigheter med hensyn til dine personopplysninger (f.eks. tilgang til, korreksjon av, sletting, begrensning, innvending, portabilitet etc.). BCD vil behandle slike forespørsler i samsvar med gjeldende lovgivning, inklusive tidsperioden som er spesifisert i gjeldende lovgivning, og hvor det er tillatt av gjeldende lovgivning, kan vi pålegget et rimelig administrasjonsgebyr for å dekke kostnadene til å svare på en slik forespørsel. Hvor behandling er basert på samtykke, har du rett til å trekke tilbake samtykket når du måtte ønske det hvis dette er tillatt av gjeldende lov, uten at dette påvirker lovligheten til behandlingen basert på ditt samtykke før tilbaketrekkingen.

I enkelte jurisdiksjoner kan, i tillegg til at du samtykker til denne Retningslinjen, personvern- og beskyttelseslover kreve at vi innhenter separat og uttrykkelig samtykke til behandling av dine personopplysninger. Ditt samtykke kan også være underforstått i noen tilfeller, slik dette tillates av gjeldende lovgivning, som f.eks. når kommunikasjon er nødvendig for å oppfylle dine forespørsler.

Hvordan kan jeg utøve mine rettigheter eller fremsette klager?

Hvis du ønsker å utøve noen av dine rettigheter som beskrevet i denne Retningslinjen, kan du (eller i samsvar med gjeldende lovgivning, få noen andre til å gjøre det på dine vegne), sende inn ved å klikke forespørselen ved å klikke her.

Hvis du har spørsmål om denne Retningslinjen, kan du kontakte BCDs personvernombud på:

BCD vil svare på forespørselen din til e-postadressen du bruker til å utøve din forespørsel, telefonnummeret du har registrert hos oss eller som måtte har registrert hos oss på annen måte, eller på noen annen egnet måte. Avhengig av forespørselen din, kan vi gjennomgå forespørselen med deg og/eller ditt Selskap for å bistå i å løse og svare på forespørselen.

Vi er forpliktet til å arbeide med deg om å innhente en rettferdig løsning på enhver klage eller bekymring du måtte ha om vår bruk av dine personopplysninger. Hvis du imidlertid mener at vi ikke har vært i stand til å hjelpe deg med din klage eller bekymring, har du rett til å fremsette en klage til datatilsynet i ditt land (hvis det eksisterer et slikt i ditt land).

Hvordan håndteres endringer i denne Retningslinjen?

BCD forbeholder seg retten til å revidere, endre eller modifisere denne Retningslinjen når som helst og på hvilken som helst måte. Når vi legger ut endringer i denne Retningslinjen, vil vi oppdatere «siste oppdatert»-datoen øverst i denne Retningslinjen, og vi oppfordrer deg til å sjekke ut om denne Retningslinjen er blitt endret.