Senast uppdaterad: Den 2 mars 2020

BCD Travel Services B.V. (”BCD”, ”vi”, ”vår” eller ”oss”) är ansvariga för dina personuppgifter och respekterar din integritet. Vi har åtagit oss att följa denna Policy som beskriver hur vi som företag inom resehantering och relaterade tjänster samlar in och använder de personuppgifter som du, det företag där du är anställd eller på vars uppdrag du reser (”Företag”) eller tredje parter tillhandahåller oss.

I denna Policy beskrivs vilka personuppgifter vi samlar in om dig, hur vi samlar in dem, hur vi använder dem, med vilka vi kan dela dem och vilka val du har avseende vår användning av dina personuppgifter. Vi beskriver också de åtgärder vi vidtar för att skydda dina personuppgifter och hur du kan kontakta oss.

Denna Policy gäller såväl för BCD:s företagshanterade resor och relaterade tjänster, exempelvis fritidstjänster som kan tillhandahållas till dig, inklusive relaterade tjänster på BCD:s webbplatser och applikationer som visar eller länkar till denna Policy (nedan gemensamt kallade ”Tjänsterna”). Om du också erhåller våra mötes- och evenemangstjänster från BCD Meetings & Events LLC och/eller våra konsulttjänster för affärsresor som tillhandahålls av Advito LLC, kan du läsa deras policyer på deras respektive webbplatser (www.bcdme.com, www.advito.com).

Vi rekommenderar att du läser denna Policy noggrant och i sin helhet då den behandlar dina rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter. Som användare av våra Tjänster förstår du och samtycker till att vi samlar in, använder, lagrar och lämnar ut dina personuppgifter i enlighet med denna Policy.

Våra sekretessrutiner varierar mellan de olika länderna där vi verkar för att återspegla lokala krav. BCD följer tillämpliga lagar om dataskydd vid hanteringen av personuppgifter i de jurisdiktioner där verksamheten utövas.

Vilka personuppgifter samlar BCD in?

Under tillhandahållandet av sina Tjänster kan BCD samla in, använda, lagra och lämna ut personuppgifter. Personuppgifter är all information som kan användas för att identifiera dig eller som vi kan länka till dig. Du som resenär eller användare av Tjänsterna kan bli ombedd att lämna vissa personuppgifter när du använder våra Tjänster, till exempel:

  • namn och kontaktinformation (arbete och bostad/mobiltelefon, fax, e-post, adress)
  • researrangör samt namn och kontaktinformation vid nödsituationer
  • resenärens preferenser och rese-/mötesdetaljer (t.ex. omdirigeringar, serviceklass, platsönskemål, frequent flyer-information, måltidspreferenser, hotell/järnväg/bil och annan marktransport, uppgifter om medlemskap och preferenser, speciella krav på boende, andra personuppgifter som du frivilligt tillhandahåller via dina profiler, undersökningar eller andra förfrågningar)
  • resedokumentation (t.ex. pass/visum/nationellt ID/körkortsnummer, TSA-nummer, medborgarskap, födelsedatum, kön)
  • betalningsuppgifter (företagsutfärdade/personliga kreditkort) samt bankinformation
  • inloggningsuppgifter, användar-ID:n, medarbetar-ID:n, IP-adresser och surfinformation.

Om du skickar in andras personuppgifter i anslutning till Tjänsterna (genom att t.ex. göra en reservation för någon annans räkning eller uppge en kontaktperson för nödsituationer), intygar du att du har behörighet för detta och att du har informerat berörda personer om att vi kommer att samla in, använda, lagra och lämna ut sådana personuppgifter i enlighet med denna Policy.

Hur samlar BCD in personuppgifter?

BCD samlar in personuppgifter:

  • direkt från dig när du använder olika delar av våra Tjänster, inklusive när du kommunicerar med oss via e-post eller andra kanaler
  • från andra källor, till exempel, inklusive ditt Företag och ditt Företags tredje parter som kan skicka oss dina personuppgifter för din eller ditt Företags räkning
  • från nätverket av webbplatser och applikationer som är tillgängliga via eller används av våra Tjänster och vårt företag, inklusive tredjepartsleverantörer (t.ex. flygbolag, hotell, betalkortsleverantörer) och våra BCD-relaterade företag, filialer, dotterbolag, samriskföretag, partners, underleverantörer och ombud. Här ingår personuppgifter som vi automatiskt samlar in via våra webbplatser och applikationer, till exempel genom att använda cookies och liknande tekniker.

Hur använder BCD personuppgifter och på vilka rättsliga grunder?

BCD samlar in och använder dina personuppgifter för specificerade, uttryckliga och legitima syften som beskrivs i denna Policy. BCD behandlar inte dina personuppgifter på ett sätt som är oförenligt med dessa syften.

BCD använder personuppgifter för att:

  1. tillhandahålla sina Tjänster och fullgöra sina skyldigheter gentemot ditt Företag och dina resenärer (t.ex. komplettera och administrera resereservationer, assistera vid handläggningen av resor, tillhandahålla resebaserad rapportering och analys, tillhandahålla meddelanden om ditt konto och Tjänsterna, informera dig om uppdateringar av våra webbplatser och applikationer samt om andra ändringar av våra produkter eller Tjänster)
  2. kommunicera med dig via olika multimediakanaler (till exempel via e-post, brev, telefon eller BCD:s webbplatser eller applikationer) och för att ge dig kundservice
  3. få information om hur våra webbplatser och applikationer används och ge en anpassad upplevelse när du använder våra Tjänster, t.ex. genom att tillhandahålla interaktiva eller personanpassade element för våra Tjänster och innehåll baserat på dina intressen (läs mer i avsnittet nedan med titeln ”Hur hanterar BCD ’spåra inte’-förfrågningar och hur används ’cookies’ och liknande teknik?”)
  4. uppfylla en begäran från dig eller ditt Företag (t.ex. i form av resebaserad rapportering, frågor, bokningsförfrågningar eller andra förfrågningar om dina personuppgifter). Automatiskt beslutsfattande kan användas för att behandla vissa förfrågningar om att leverera snabbare och mer pålitliga Tjänster till dig och/eller ditt Företag (t.ex. genom att omdirigera din begäran till lämplig avdelning, skicka automatiska svar). Viktiga beslut kommer alltid att granskas av en BCD-anställd.
  5. Skicka nyhetsbrev, marknadsföringsmeddelanden och annan information eller material som kan intressera dig eller som visar personliga annonser. Vid behov kommer vi att inhämta ditt samtycke innan vi skickar sådana marknadsföringsmeddelanden eller visar personliga annonser.
  6. Genomföra undersökningar (t.ex. resenärs-, kundtillfredsställelse) och granska kvaliteten och prestandan hos våra tjänster för kundnöjdhetsändamål.
  7. Fullgöra våra skyldigheter och verkställa dina, våra eller andras rättigheter som vi anser rimligt nödvändiga (t.ex. i form av fakturering och inkassering, bedrägeriförebyggande åtgärder, att uppfylla lagliga skyldigheter samt bemöta rättsliga förfaranden eller begäran från juridiska myndigheter och brottsbekämpande organ eller andra tredje parter).

För att behandla dina personuppgifter enligt beskrivningen ovan tillämpar BCD följande rättsliga grunder. Med syfte A i beaktande behandlar vi dina personuppgifter där det krävs för att utföra det avtal vi har med ditt Företag och/eller dig och vilket låter oss leverera våra Tjänster till dig. Med syfte B till F i beaktande utgår vi från vårt legitima affärsintresse för att tillhandahålla och förbättra våra Tjänster. För syfte G förlitar sig BCD där det är tillämpligt på att lagliga skyldigheter efterlevs. Vi förlitar oss på vårt legitima affärsintresse för att förhindra bedrägeri och skydda våra rättigheter. Vid användningen av personuppgifter för att tillmötesgå BCD:s eller en tredje parts legitima intresse kommer BCD alltid att göra en avvägning av dina rättigheter och intressen för att skydda dina personuppgifter gentemot BCD:s eller en tredje parts rättigheter och intressen.

Till vem lämnar BCD ut personuppgifter och i vilket syfte?

Personuppgifter kan samlas in och delas eller lämnas ut efter behov för tillhandahållandet av Tjänster till:

  • BCD och dess relaterade företag, filialer, dotterbolag, samriskföretag, partner, underleverantörer och ombud efter behov för att uppfylla och stödja Tjänsterna, inklusive att boka och ge assistans vid nödsituationer, utfärda biljetter, besvara förfrågningar och utvärdera eller erbjuda kampanjer.
  • Andra företag som BCD använder för att stödja sin verksamhet och som tillhandahåller hjälptjänster (t.ex. leverans, undersökningar, lagring, statistisk analys, teknik, utveckling, kreditkontroller (i förekommande fall)).
  • Ditt Företag för resebaserad rapportering, revision, spårning och andra ändamål som krävs för ditt Företag, inklusive de i personalen till vilka de begär att vi skickar eller tillhandahåller personuppgifter.
  • Tredje parts tjänsteleverantörer till vilka du eller ditt Företag begär att vi ska skicka personuppgifter (t.ex. leverantörer som ombesörjer kompensation för försenade, avbokade eller överbokade flygningar för resenärers räkning, leverantörer av säkerhets- och spårningsinformation, företag som tillhandahåller väderinformation, resevarningar och destinationsinnehåll genom lösningar och verktyg, enheter som samlar reseinformation på uppdrag av flygbolag i syfte att vidarebefordra informationen till vissa flygbolag för spårning av förhandlade priser mellan flygbolag och ditt Företag samt efterträdande organisationer och andra resehanteringsföretag).
  • Tredje parts tjänsteleverantörer för att färdigställa researrangemang och reservationer och utföra Tjänsterna (t.ex. Global Distribution Systems (GDS)); flygbolag, tåg, hyrbil och företag inom andra marktransporter, hotell, kryssningsrederier, destinationshanteringsföretag och andra relaterade reseleverantörer för boknings-/ biljettändamål, branschrapporterande myndigheter, leverantörer av utrustning och teknik inklusive, utan begränsning, leverantörer av bokningsverktyg online, leverantörer av programvara för mötesregistrering (inklusive leverantörer av hanteringslösningar för platsbaserade och mobila event) och audiovisuella företag; visum- och passutfärdare, kreditkortsföretag och företag som samlar in och behandlar betalningar).
  • Andra tredje parter som vi anser är rimligt nödvändiga i enlighet med gällande lagar, inklusive lagar utanför ditt hemland för att: (i) efterleva lagar, förordningar eller statliga eller rättsliga krav och processer, (ii) identifiera, kontakta eller väcka rättsliga åtgärder mot någon som eventuellt bryter mot våra användarvillkor eller policyer eller på annat sätt upprätthålla våra villkor och policyer, (iii) driva Tjänsterna korrekt; eller (iv) skydda BCD och de som betjänas, inklusive genom att utnyttja tillgängliga rättsmedel eller begränsa skador som kan uppstå (t.ex. i form av informationsutbyte med andra företag och organisationer i syfte att skydda mot bedrägerier och minska risker).

Datakonsolideringsföretag kan också användas av BCD eller ditt Företag i syfte att skapa rapporter och tillhörande statistik för benchmarking eller andra relaterade ändamål, inklusive, utan begränsning, genom att använda ackumulerade statistiska data som kan innehålla data som erhållits från ditt Företag för affärsändamål som är vanligt förekommande i vår bransch och i de Tjänster vi tillhandahåller, dock utan att identifiera dig eller ditt Företag vare sig direkt eller indirekt.

BCD kan förvärvas, fusioneras med annat företag, sälja eller likvidera sina tillgångar, förvärva eller köpa andra verksamheter eller tillgångar. I sådana transaktioner är personuppgifter vanligen en av de överförda affärstillgångarna. I händelse av förvärv, försäljning, likvidation eller fusion kan dina personuppgifter och icke-personlig identifierande information automatiskt överlåtas av oss efter eget gottfinnande till en tredje part i enlighet med tillämpliga lagar.

Lämnar BCD ut personuppgifter till andra länder?

BCD är ett globalt företag som tillhandahåller reserelaterade tjänster. För att kunna utföra våra Tjänster måste vi därför överföra dina personuppgifter internationellt. Vid delning med eller utlämning av personuppgifter till andra parter, inklusive till BCD:s relaterade företag, filialer, dotterbolag, samriskföretag, partners, underleverantörer och ombud som tillhandahåller Tjänster och underhåller faciliteter, kan dina personuppgifter komma att överföras till länder vars dataskyddslagar tillhandahåller en lägre skyddsstandard för uppgifterna än vad som gäller i ditt land.

Vi överför dina personuppgifter i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar. Här ingår användningen av adekvata mekanismer på plats för att skydda dina personuppgifter när de överförs internationellt (t.ex. standardklausuler, avtal om dataskydd). Om du vill ha mer information om eller har frågor om internationell överföringen av dina personuppgifter eller om genomförda skyddsåtgärder kan du kontakta oss enligt uppgifterna i denna Policy.

Hur lagrar och skyddar BCD personuppgifter?

BCD lagrar vanligtvis personuppgifter på sina servrar som hanteras internt (främst inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och USA) och hos tredje parts lagringsleverantörer.

BCD använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda de personuppgifter som BCD lagrar i sitt nätverk och sina system från obehörig åtkomst, utlämnande, förstörelse och ändring. Vi genomför regelbundna granskningar av vår insamling, lagring och behandling av uppgifter och av våra säkerhetsåtgärder för att verifiera att vi enbart samlar in, lagrar och behandlar personuppgifter som krävs för våra Tjänster och för att uppfylla våra avtalsenliga skyldigheter. Vi gör vårt yttersta för att skydda integriteten och säkerheten i vårt nätverk och våra system, men kan inte garantera eller tillförsäkra att våra säkerhetsåtgärder kommer att förhindra olaglig eller obehörig aktivitet avseende till dina personuppgifter. När du använder våra Tjänster bör du känna till att ingen dataöverföring via Internet kan garanteras vara fullständigt säker. Vi strävar efter att skydda dina personuppgifter men garanterar inte säkerheten för data och information som du skickar till oss via Internet och du skickar dem på egen risk.

För att skydda dina personuppgifter uppmanar vi dig att inte skicka kreditkortsinformation eller andra liknande känsliga personuppgifter, inklusive specialkategorier av personuppgifter via e-post till oss. Vi uppmanar dig också att hålla ditt lösenord konfidentiellt och inte avslöja det för någon annan. Om du delar dator med någon annan ska du logga ut innan du lämnar en webbplats eller tjänst för att skydda åtkomsten till ditt lösenord och dina personuppgifter från efterföljande användare. Underrätta oss omedelbart om du tror att ditt lösenord eller någon av dina personuppgifter har missbrukats vid användning av BCD:s Tjänster och applikationer. Observera att vi aldrig kommer att be dig avslöja ditt lösenord eller kreditkortsinformation i ett icke-efterfrågat telefonsamtal eller e-postmeddelande.

Hur länge behåller BCD mina personuppgifter?

BCD lagrar personuppgifter under den period som krävs för att uppfylla de syften som anges i denna Policy, såvida inte en längre lagringsperiod krävs eller tillåts enligt tillämplig lag. När vi bestämmer hur länge vi ska behålla personuppgifter beaktar vi hur nödvändiga de är för att tillhandahålla våra Tjänster. Vi beaktar även tillämpliga lagar och förordningar inklusive lagar om dataskydd och våra juridiska skyldigheter. Vi kan behålla register för utredning av eller som försvar mot potentiella juridiska fordringar. När lagring av personuppgifterna inte längre krävs kommer de att raderas eller sammanställas för analytiska ändamål.

Vad gäller för BCD-applikationer?

BCD tillhandahåller sina onlineapplikationer (mobila och webbaserade) för nedladdning från olika marknadsplatser för applikationer. BCD samlar in användningsinformation för att vi ska kunna förbättra applikationen och erbjuda en bättre och mer personlig upplevelse. BCD kan följa informationen om din användning av våra applikationer (t.ex. i form av anonymiserad statistik över det dagliga antalet besökare, dagliga förfrågningar om specifika användningselement, spårningsintresse, vem som har publicerat innehåll, samt de länder från vilka applikationer och Tjänster har laddats ner). Vi använder denna statistik uteslutande för att mäta aktiviteter och för att förbättra eller anpassa Tjänster till din fördel. Vi kan också använda Google Analytics eller andra analysverktyg och -metoder för att utveckla anonymiserad användarstatistik enligt beskrivningen i vår Cookiepolicy (https://www.bcdtravel.com/cookie-policy/). BCD använder sådan statistik för analys av aktiviteter, förbättring av Tjänster, för att kommunicera resultat och produktförbättringar till ditt Företag samt andra BCD-kunder och potentiella kunder. Sådan statistik innehåller inte personuppgifter och kan inte användas för insamling av personuppgifter. I enlighet med applikationernas användarvillkor kan viss information om dig (som kan inkludera din e-postadress, resplan och annan information som du tillhandahåller frivilligt) delas med tredje parter enligt beskrivningen i denna Policy. Observera att när du lämnar BCD-webbplatser och -applikationer för andra, inklusive men inte begränsat till, virtuella assistenter eller andra applikationer, ska sekretesspolicyerna för de andra webbplatserna eller applikationerna gälla.

Vad gäller för länkar till tredje parts webbplatser och tjänster?

Våra Tjänster kan innehålla länkar till tredjepartswebbplatser. Vissa av dessa webbplatser kan tillåta dig att köpa produkter och tjänster, registrera dig för att ta emot material eller erhålla uppdateringar om nya produkter och tjänster. I många fall kan du bli ombedd att lämna kontaktinformation som t.ex. ditt namn, adress, e-postadress, telefonnummer och kredit-/betalkortsinformation. Om du använder sådana webbplatser för tredje part och/eller tillhandahåller dina personuppgifter och information, tillämpas sekretesspolicyn och användarvillkoren för dessa webbplatser. Vi uppmanar dig att noggrant läsa sådana policyer på tredje parts webbplatser innan du skickar in dina personuppgifter. BCD ansvarar inte för och avvisar uttryckligen allt ansvar som relaterar till åtgärderna på sådana webbplatser, deras sekretesspolicyer eller villkoren och innehållet på sådana webbplatser.

Hur hanterar BCD en begäran om ”spåra inte” och hur används ”cookies” och annan liknande teknik?

För närvarande åtar vi oss inte att besvara webbläsarnas ”spåra inte”-signaler med avseende på BCD-webbplatser och applikationer. Vi behandlar dina personuppgifter via våra webbplatser och applikationer i enlighet med denna Policy, oberoende av dina spårningsinställningar.

Vi kan automatiskt samla in information med ”cookies”. Du kan välja att avvisa cookies i din webbläsare (se länken ”cookies” nedan). Detta kan dock begränsa din förmåga att ta emot vissa eller samtliga våra Tjänster, och/eller så kommer vissa funktioner kanske inte att vara tillgängliga för dig eller inte fungera korrekt. När det krävs enligt tillämplig lag kommer BCD att inhämta ditt samtycke före insamlingen av information med hjälp av cookies. Ytterligare information om ”cookies” och hur de används på BCD:s webbplats hittar du här https://www.bcdtravel.com/cookie-policy/.

Samlar BCD in personuppgifter om barn?

BCD samlar inte medvetet in personuppgifter från barn. Personer under 18 år ska inte använda våra Tjänster för att skicka in personuppgifter om sig själva.

Vilka är mina rättigheter med avseende på mina personuppgifter?

Du kan välja vilka personuppgifter (i förekommande fall) som du vill lämna till oss. Om du väljer att inte tillhandahålla viss information kan din upplevelse med några eller samtliga våra Tjänster dock komma att påverkas.

I den utsträckning som krävs enligt tillämplig lag har du möjlighet att utöva olika rättigheter med avseende på dina personuppgifter (dvs. åtkomst, korrigering, radering, begränsning, invändning, portabilitet osv.). BCD hanterar sådana förfrågningar i enlighet med tillämplig lag, inklusive inom den tid som anges i tillämplig lag och kan, om det tillåts enligt tillämplig lag, ta ut en rimlig administrativ avgift för att täcka kostnaderna för att besvara en sådan förfrågan. När behandlingen baseras på samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke om det krävs enligt tillämplig lag, utan att det påverkar lagenligheten i behandlingen baserat på ditt samtycke före återkallandet.

I vissa jurisdiktioner kan, förutom att du samtycker till denna Policy, lagar om integritetsskydd eller uppgiftsskydd kräva att vi inhämtar ett separat uttryckligt samtycke inför behandlingen av dina personuppgifter. Ditt samtycke kan också vara underförstått under vissa omständigheter enligt vad som tillåts enligt tillämplig lag, till exempel när kommunikation krävs för att uppfylla dina önskemål.

Hur kan jag utöva mina rättigheter eller inlämna klagomål?

Om du vill utöva någon av dina rättigheter enligt beskrivningen i denna Policy kan du (eller, i enlighet med gällande lag, någon på ditt uppdrag) skicka in din begäran genom att klicka här.

Vid eventuella frågor om denna Policy kan du kontakta BCD:s uppgiftsskyddsombud enligt följande

BCD Travel Services B.V.

Attn:
Legal Department

Adress:
Europalaan 300

City/State/Zip:
3526 KS Utrecht, Nederländerna

E-post:

BCD kommer att besvara din begäran via e-postadressen du använder för att utöva din begäran, telefonnumret som du registrerat hos oss eller som vi av annan anledning har i våra akter eller någon annan lämplig metod. Beroende på din begäran kan vi granska den med dig och/eller ditt Företag för att medverka till att lösa och besvara denna begäran.

Vi vill samarbeta med dig för att nå en rättvis reglering av alla klagomål eller problem du kan ha avseende vår användning av dina personuppgifter. Om du emellertid anser att vi misslyckats med att ge hjälp avseende ditt klagomål eller din oro kan du ha rätt att lämna ett klagomål till dataskyddsmyndigheten i ditt land (i förekommande fall).

Hur hanteras ändringar av denna policy?

BCD förbehåller sig rätten att när som helst revidera, ändra eller modifiera denna policy på valfritt sätt. När vi publicerar ändringar av denna Policy uppdaterar vi datumet för ”senast uppdaterad” överst i denna Policy. Vi uppmanar dig att regelbundet läsa denna Policy med avseende på ändringar.