Última actualización: 23 de diciembre de 2019

BCD Travel Services B.V. (en lo sucesivo, “BCD”, “nosotros”, “nuestro(s)” o “nuestra(s)”), es el responsable del tratamiento de sus datos personales y respeta su privacidad. BCD se compromete a cumplir con esta Política, la que describe cómo nosotros, en calidad de empresa de administración de viajes y servicios relacionados, recopilamos y utilizamos los datos personales proporcionados por usted, la empresa para la que trabaja o en cuyo nombre viaja (en lo sucesivo, la “Empresa”), o terceros.

Esta Política describe cuáles son los datos personales que recopilamos de usted, cómo los recopilamos y los usamos, con quién podemos compartirlos y cuáles son sus opciones con respecto al uso que hacemos de los mismos. También explicamos las medidas que tomamos para proteger sus datos personales y cómo puede ponerse en contacto con nosotros.

Esta Política aplica a nuestra administración de los viajes corporativos y los servicios relacionados que prestamos. Esto incluye los posibles servicios de ocio y engloba a los servicios relacionados en nuestros sitios web y las aplicaciones que muestren o enlacen con esta Política (en adelante, de forma colectiva, los “Servicios”). Si además hace uso de los servicios de encuentros y eventos prestados por BCD Meetings & Events LLC y/o los servicios de consultoría de viajes corporativos prestados por Advito LLC, podrá revisar sus políticas en sus respectivos sitios web (www.bcdme.com y www.advito.com).

Lea la Política completa detenidamente ya que recoge sus derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. Al hacer uso de nuestros Servicios, usted entiende y acepta que recopilamos, utilizamos, almacenamos y compartimos sus datos personales con arreglo a esta Política.

Nuestras prácticas de privacidad podrán variar entre los países en los que operamos para reflejar los requisitos legales a nivel local. A la hora de tratar los datos personales BCD se ajusta a las leyes de protección de datos que rigen en las jurisdicciones en las que opera.

¿Cuáles son los datos personales que BCD recopila?

Durante la prestación de sus Servicios, BCD podrá recopilar, usar, almacenar y compartir datos personales. Los datos personales incluyen cualquier información que sirva para identificarle o que pueda ser relacionada con usted. Cuando haga uso de nuestros Servicios, es posible que le pidamos que proporcione determinados datos personales, como por ejemplo:

  • Los nombres e información de contacto (teléfono móvil del trabajo y personal, fax, correo electrónico, dirección);
  • El nombre y la información del organizador del viaje y del contacto en caso de emergencia;
  • Sus preferencias y detalles del viaje o encuentro como las rutas, la clase de servicio, las preferencias de asiento, los datos de viajero frecuente, las preferencias de comidas, los datos de afiliación y las preferencias de hoteles, trenes, vehículos y otros medios de transporte terrestre, las solicitudes especiales de alojamiento y otros datos personales proporcionados voluntariamente por usted a través de sus perfiles, encuestas u otras solicitudes;
  • La documentación de viaje como el pasaporte/visado/identificación nacional/carné de conducir, el número TSA, la ciudadanía, la fecha de nacimiento, el género;
  • La información de pago (tarjetas de crédito corporativas/personales) y bancaria; y
  • Las credenciales de inicio de sesión, la identificación de usuario o de empleado, las direcciones IP y la información de navegación.

Al enviar los datos personales de otras personas en relación con los Servicios (si hace una reserva para otra persona o si proporciona un contacto de emergencia, por ejemplo) usted declara que está autorizado a hacerlo y que ha informado a las mismas que recopilaremos, utilizaremos, almacenaremos y compartiremos dichos datos personales con arreglo a esta Política.

¿Cómo recopila BCD los datos personales?

BCD recopila los datos personales:

  • Directamente de usted cuando acceda a varias partes de nuestros Servicios, también cuando se comunique con nosotros por correo electrónico u otros canales;
  • De otras fuentes, por ejemplo, incluida su Empresa y los terceros con los que trabaje, los que pueden enviarnos sus datos personales en su nombre o en el de su Empresa; y
  • De la red de sitios web y aplicaciones accesibles a través de o utilizados por nuestros Servicios y nuestra empresa. Esto incluye a los proveedores externos (como aerolíneas, hoteles, proveedores de tarjetas de pago) y las empresas, filiales, subsidiarias, empresas conjuntas, socios, subcontratistas relacionados con BCD y sus agentes. También están incluidos los datos personales que recopilamos automáticamente a través de nuestros sitios web y aplicaciones, mediante el uso de cookies y tecnologías similares, por ejemplo.

¿Cómo utiliza BCD los datos personales y cuáles son los fundamentos jurídicos para ello?

BCD recopilará y utilizará sus datos personales para fines específicos, explícitos y legítimos, tal y como se describe en esta Política, y no los tratará de manera incompatible con dichos fines.

BCD utilizará los datos personales para:

  • Prestar sus Servicios y cumplir con sus obligaciones para con su Empresa y los viajeros (para completar y administrar las reservas de viajes, ayudar en la administración de los viajes, proporcionar informes y análisis basados en los viajes, proporcionar avisos sobre su cuenta y los Servicios, informarle de las actualizaciones de nuestros sitios web y aplicaciones y otros cambios en nuestros productos o Servicios, por ejemplo).
  • Comunicarse con usted a través de varios canales multimedia (como por correo electrónico, correo postal, teléfono, sitios web o aplicaciones de BCD, por ejemplo) y proporcionarle un servicio de atención al cliente.
  • Comprender cómo se utilizan nuestros sitios web y aplicaciones y proporcionar una experiencia personalizada cuando utilice nuestros Servicios. Esto puede ser a través de elementos interactivos o personalizados en nuestros Servicios y contenidos basados en sus intereses. (Consulte la sección a continuación titulada “¿Cómo administra BCD las solicitudes de “no rastrear” y cómo utiliza las cookies y otras tecnologías parecidas?” para obtener más información.)
  • Cumplir con sus solicitudes o las de su Empresa, como los informes de viajes, preguntas, solicitudes de reserva u otras solicitudes sobre sus datos personales. En algunas solicitudes podremos utilizar la toma de decisiones automatizada con el fin de acelerar la prestación de los Servicios a usted y/o su Empresa y mejorar su fiabilidad. Ejemplos de ello son la redirección de su solicitud al departamento correspondiente o el envío de respuestas automáticas. Las decisiones importantes siempre las revisará un empleado de BCD.
  • Enviarle boletines informativos, correos electrónicos de marketing y otra información o contenidos que puedan ser de su interés o que muestren anuncios personalizados. Cuando sea obligatorio, pediremos su consentimiento antes de enviar dichos mensajes de marketing o mostrar anuncios personalizados.
  • Llevar a cabo encuestas (sobre la satisfacción de los viajeros y clientes, por ejemplo) y revisar la calidad y el rendimiento de nuestros Servicios para medir la satisfacción del cliente.
  • Cumplir con nuestras obligaciones y hacer valer sus derechos, los nuestros u de otros según consideremos razonablemente necesario. Esto puede referirse a la facturación y el cobro, la prevención del fraude, el cumplimiento de las obligaciones legales y la respuesta a los procedimientos legales o las solicitudes de las autoridades legales y de las fuerzas del orden u otros terceros.

Para tratar sus datos personales tal como se describe anteriormente, BCD se basa en los siguientes fundamentos jurídicos. En vista del propósito A, trataremos sus datos personales cuando sea necesario para la ejecución del acuerdo que tenemos suscrito con su Empresa y/o con usted, a fin de poder prestarle nuestros Servicios. En vista de los propósitos B a F, nos basamos en nuestro legítimo interés comercial para prestar y mejorar nuestros Servicios. Para el propósito G y llegado el caso, BCD se basa en el cumplimiento de sus obligaciones legales. Nos basamos en nuestro legítimo interés comercial para prevenir el fraude y proteger nuestros derechos. Cuando BCD utilice los datos personales para atender a su interés legítimo o el de un tercero, BCD siempre equiparará los derechos e intereses de usted en esta materia con los de BCD o del tercero.

¿Con quién comparte BCD los datos personales y por qué?

En la medida en que sea necesario para la prestación de los Servicios, los datos personales podrán ser recopilados y compartidos con o divulgados a:

  • BCD y sus empresas relacionadas, afiliadas, subsidiarias, empresas conjuntas, socios, subcontratistas y agentes, según sea necesario para cumplir y apoyar los Servicios. Esto incluye las reservas y la asistencia de emergencia, la emisión de billetes, la respuesta a solicitudes y la evaluación u oferta de promociones.
  • Otras empresas que BCD utiliza para apoyar su negocio y que proporcionan servicios auxiliares (p. ej., cumplimiento, encuestas, almacenamiento, análisis estadístico, tecnología, desarrollo, verificación de crédito (según corresponda)).
  • Su Empresa para la elaboración de informes de viajes, auditorías, seguimiento y otros fines que sean necesarios para su Empresa y sus empleados. Esto incluye el envío o puesta a disposición de los datos personales a las personas que nos indique.
  • Los proveedores de servicios externos, a los que usted o su Empresa nos solicite que enviemos los datos personales. Estos pueden ser los proveedores de compensación por vuelos retrasados, cancelados o sobrevendidos en nombre de los viajeros, los proveedores de información de seguridad y seguimiento, las empresas que proporcionan información meteorológica, alertas de viaje y contenido de destinos a través de soluciones y herramientas, las entidades que recopilan información de viaje en nombre de las compañías aéreas con el fin de enviarla a determinadas aerolíneas para el seguimiento de las tarifas negociadas entre estas y su Empresa, así como las organizaciones sucesoras y otras empresas de gestión de viajes.
  • Los proveedores de servicios externos, para completar los preparativos y reservas de viaje y cumplir con los Servicios. Estos incluyen los Sistemas de Distribución Global (GDS), las aerolíneas, las empresas ferroviarias, de alquiler de vehículos y otras empresas de transporte terrestre, los hoteles, las líneas de cruceros, las empresas de gestión en destino y otros proveedores de viajes relacionados para fines de reserva o venta de billetes, las autoridades sectoriales, los proveedores de equipos y tecnología, como los proveedores de herramientas de reservas en línea, los proveedores de software de registro en encuentros (incluidos los proveedores de soluciones de gestión de eventos tanto móviles como in situ) y las empresas audiovisuales, los proveedores de visados y pasaportes, las empresas de tarjetas de crédito y agencias de cobro y procesamiento de pagos.
  • Otros terceros que consideremos razonablemente necesarios con arreglo a las leyes vigentes, incluidas las leyes fuera de su país de residencia, a fin de: (i) cumplir con las leyes, reglamentos o solicitudes y procesos gubernamentales o legales; (ii) identificar, contactar o iniciar acciones legales contra alguien que pueda estar violando nuestros términos de uso o políticas o hacer cumplir nuestros términos y políticas de otra manera; (iii) operar los Servicios adecuadamente; o (iv) proteger a BCD y a aquellos a los que presta servicios, incluyendo la búsqueda de reparaciones disponibles o la limitación de los daños que puedan producirse, como el intercambio de información con otras empresas y organizaciones para protegerse del fraude y reducir el riesgo.

Las empresas de consolidación de datos también podrán ser utilizadas por BCD o su Empresa a fin de crear informes y estadísticas de evaluación comparativa u otros fines relacionados. Esto incluye, sin limitación, la utilización de datos estadísticos acumulativos, que pueden contener datos adquiridos de su Empresa para fines comerciales ordinarios que son habituales en nuestro sector y los Servicios que prestamos, pero sin identificar, directa o indirectamente, a usted o a su Empresa.

BCD podrá ser adquirida, fusionarse con otra empresa, vender o liquidar sus activos, además de adquirir o comprar otros negocios o activos. En estas transacciones, los datos personales suelen ser uno de los activos comerciales que se transfieren. Es posible que en el caso de una adquisición, venta, liquidación o fusión, asignemos automáticamente sus datos personales e información identificativa no personal a un tercero. Esto se hará a nuestra entera discreción y con arreglo a las leyes vigentes.

¿Comparte BCD los datos personales con destinatarios extranjeros?

BCD es una empresa global que presta servicios de viaje. Por lo tanto, es necesario que compartamos sus datos personales a destinatarios extranjeros para la prestación de nuestros Servicios. Cuando BCD comparta o divulgue los datos personales a terceros, incluidas las empresas relacionadas con BCD, sus filiales, subsidiarias, empresas conjuntas, socios, subcontratistas y agentes que prestan servicios y mantienen instalaciones, sus datos personales podrán ser transferidos a países con leyes de protección de datos menos estrictas que las de su país.

Transferiremos sus datos personales con arreglo a las leyes de protección de datos vigentes e incluiremos los mecanismos de protección adecuados durante su transmisión al extranjero, como las cláusulas tipo o los acuerdos de protección de datos. Si tiene alguna pregunta o desea obtener más información sobre la transferencia al extranjero de sus datos personales o las medidas de protección que aplicamos, póngase en contacto con nosotros tal y como se indica en esta Política.

¿Cómo almacena y protege BCD los datos personales?

Por lo general, BCD almacena los datos personales en sus servidores internos (principalmente en el Espacio Económico Europeo y en los Estados Unidos) y con proveedores de almacenamiento externos.

BCD emplea las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales que BCD posee en su red y sus sistemas del acceso no autorizado, su divulgación, destrucción y alteración. Revisamos periódicamente nuestros procesos de recopilación, almacenamiento y tratamiento, así como nuestras medidas de protección de datos para asegurarnos de que únicamente recopilamos, almacenamos y tratamos los datos personales que sean imprescindibles para la prestación de nuestros Servicios y el cumplimiento con nuestras obligaciones contractuales. Aunque hacemos todo lo posible para proteger la integridad y seguridad de nuestra red y sistemas, no podemos garantizar, asegurar o avalar que nuestras medidas de seguridad prevendrán actividades ilegales o no autorizadas relacionadas con sus datos personales. Al utilizar nuestros Servicios, debe tener en cuenta que ninguna transmisión de datos a través de Internet es completamente segura. Aunque nos esforzamos por proteger sus datos personales, no garantizamos la seguridad de los datos o la información que usted nos proporcione a través de Internet, por lo que siempre lo hará bajo su propio riesgo.

Con el fin de proteger sus datos personales, le rogamos que no nos envíe por correo electrónico información sobre tarjetas de crédito u otros datos personales sensibles, incluidas las categorías especiales de datos personales. Además, le recomendamos que mantenga su contraseña secreta y que no la revele a ninguna otra persona. Si comparte el ordenador con otra persona, finalice la sesión antes de que abandone un sitio web o servicio. De este modo protegerá el acceso a su contraseña y datos personales por parte de los usuarios que utilicen el ordenador posteriormente. Por favor, avísenos inmediatamente si cree que su contraseña o cualquiera de sus datos personales han sido utilizados indebidamente al usar los servicios y las aplicaciones de BCD. Tenga en cuenta que nunca le pediremos su contraseña o información de su tarjeta de crédito en una llamada telefónica o correo electrónico no solicitados.

¿Por cuánto tiempo conservará BCD mis datos personales?

BCD retendrá los datos personales durante el período necesario para cumplir con los fines descritos en esta Política, a menos que se requiera o permita un período de retención más largo en virtud de la legislación vigente. A la hora de determinar el tiempo de conservación de los datos personales, tendremos en cuenta la necesidad de estos para la prestación de nuestros Servicios, las leyes y reglamentos vigentes, incluidas las leyes de protección de datos, y nuestras obligaciones legales. Podremos conservar los registros para investigar o defendernos contra posibles reclamaciones legales. Cuando la retención de los datos personales ya no sea necesaria, los datos serán eliminados o agregados con fines analíticos.

¿Qué ocurre con las aplicaciones de BCD?

BCD pone a disposición sus aplicaciones en línea (móviles y en la página web), las que se pueden descargar desde varias webs de aplicaciones. BCD recopila información de uso para mejorar la aplicación y ofrecer una experiencia mejor y más personalizada. BCD podrá seguir la información sobre el uso de sus aplicaciones. Esto incluye las estadísticas anonimizadas sobre el número diario de visitantes, las solicitudes diarias de elementos de uso específicos, el interés del seguimiento, quién ha publicado contenidos, además de los países desde los que se accede a las aplicaciones y los Servicios. Utilizaremos estas estadísticas exclusivamente para medir las actividades y para la mejora o adaptación de los Servicios en su beneficio. También podremos utilizar Google Analytics u otras herramientas y métodos de análisis a fin de desarrollar estadísticas de usuario anonimizadas, tal y como se describe en nuestra Política de cookies (https://www.bcdtravel.com/cookie-policy/). BCD utilizará dichas estadísticas para el análisis de las actividades, la mejora de los Servicios, la comunicación de los resultados y la mejora de los productos a su Empresa y a otros clientes actuales y potenciales de BCD. Estas estadísticas no contendrán datos personales ni podrán utilizarse para la recopilación de datos personales. De acuerdo con los términos de uso de las aplicaciones, determinada información sobre usted (que puede incluir su dirección de correo electrónico, datos de itinerario y otra información que usted proporcione voluntariamente) podrá ser compartida con terceros según lo establecido en esta Política. Tenga en cuenta que cuando abandone los sitios web y las aplicaciones de BCD para acceder a otros, incluidos, entre otros, los asistentes virtuales u otras aplicaciones, aplicarán las políticas de privacidad de aquellos sitios web o aplicaciones.

¿Qué ocurre con los enlaces a sitios web y servicios de terceros?

Nuestros Servicios podrán contener enlaces a sitios web de terceros. Puede que algunos de estos sitios web le permitan comprar productos y servicios, registrarse para recibir materiales o actualizaciones de nuevos productos y servicios. En muchos casos, es posible que se le pida que proporcione información de contacto como su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono e información de su tarjeta de crédito/débito. Si utiliza estos sitios web de terceros y/o proporciona sus datos e información personales, aplicarán la política de privacidad y los términos de servicio de dichos sitios web. Le recomendamos que lea atentamente dichas políticas en los sitios web de terceros antes de enviar sus datos personales. BCD expresamente rechaza cualquier y toda responsabilidad con respecto a las acciones de dichos sitios web, sus políticas de privacidad, sus términos y su contenido.

¿Cómo administra BCD las solicitudes de “no rastrear” y cómo utiliza las cookies y otras tecnologías parecidas?

Actualmente no nos comprometemos a responder a las solicitudes de “no rastrear” de los navegadores con respecto a los sitios web y aplicaciones de BCD. Trataremos sus datos personales a través de nuestros sitios web y aplicaciones con arreglo a esta Política, independientemente de su configuración de seguimiento.

Es posible que recopilemos automáticamente información mediante el uso de cookies. Usted podrá optar por rechazar las cookies en su navegador (consulte el enlace de “Cookies” que aparece a continuación para ello). Sin embargo, podrá ocurrir que no tenga acceso a algunos o ninguno de nuestros Servicios y/o algunas características podrán no estar disponibles o no funcionar correctamente. Cuando así lo exija la legislación vigente, BCD le pedirá su consentimiento antes de recopilar información mediante el uso de cookies. Haga clic en https://www.bcdtravel.com/cookie-policy/ para encontrar más información sobre las cookies y cómo estas se emplean en el sitio web de BCD.

¿Recopila BCD los datos personales de menores?

BCD no recopilará deliberadamente información personal de menores. Las personas menores de 18 años no deben utilizar nuestros Servicios para enviar sus datos personales.

¿Cuáles son mis derechos respecto a mis datos personales?

Usted podrá elegir cuáles son los datos personales (si los hay) que desea proporcionarnos. Sin embargo, si decide no proporcionar determinada información, su experiencia con algunos o todos nuestros Servicios puede verse afectada.

En la medida en que lo contemple la legislación vigente, usted tendrá la posibilidad de ejercer varios derechos con respecto a sus datos personales como el acceso y la rectificación, eliminación, restricción, oposición, portabilidad, etc. BCD tratará dichas solicitudes con arreglo a las leyes vigentes y dentro del plazo especificado en las mismas. Cuando la legislación vigente lo permita, incluso podrá cobrar una tarifa administrativa razonable a fin de cubrir los gastos relacionados con la respuesta a dicha solicitud. Cuando el tratamiento se basa en el consentimiento, usted tendrá derecho a revocarlo en cualquier momento si así lo contempla la legislación vigente. Esto no afectará a la legalidad del tratamiento que usted ha permitido previamente a la revocación.

En algunas jurisdicciones, además de que usted esté de acuerdo con esta Política, las leyes de privacidad o protección de datos podrán obligarnos a obtener su consentimiento expreso por separado para tratar sus datos personales. Además, en algunas circunstancias tipificadas por las leyes vigentes, su consentimiento podrá ser implícito, como cuando las comunicaciones son necesarias para cumplir con sus solicitudes.

¿Cómo puedo ejercer mis derechos o presentar reclamaciones?

Si desea ejercer cualquiera de sus derechos que se describen en esta Política, usted (o, con arreglo a la ley vigente, alguien en su nombre), puede enviar su solicitud haciendo clic aquí.

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política, puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos de BCD de la siguiente manera:

BCD Travel Services B.V.

A la atención de:
Legal Department

Dirección:
Europalaan 400

Ciudad/País/C.P.:
3526 KS Utrecht, The Netherlands

Correo electrónico:

BCD responderá a su solicitud a través de la dirección de correo electrónico que usted utilice para ejercer su derecho, el número de teléfono que usted ha registrado con nosotros o que tenemos en archivo, o cualquier otro método adecuado. Dependiendo de su solicitud, podremos revisar la solicitud con usted y/o su Empresa para ayudar a resolver y responder a la misma.

Nos comprometemos a trabajar con usted para dar una resolución justa a cualquier reclamación o preocupación que pueda tener acerca de nuestro uso de sus datos personales. Sin embargo, si usted considera que no hemos podido ayudarle con su reclamación o inquietud, es posible que tenga derecho a presentar una reclamación ante la autoridad reguladora de protección de datos de su país (si existe).

¿Cómo se realizan las enmiendas a esta política?

BCD se reserva el derecho a revisar, enmendar o modificar esta Política en cualquier momento y por cualquier medio. Cuando publiquemos enmiendas a esta Política, actualizaremos la fecha de la “última actualización” en la parte superior de esta Política y le animamos a que compruebe periódicamente si hay cambios en la misma.