Dernière mise à jour : 1er mars 2018

BCD Travel Services B.V. (« BCD », « nous », « notre » ou « nos ») respecte votre vie privée et s’engage à se conformer à la présente Politique de Confidentialité, qui décrit comment BCD, en tant que société de gestion de voyages d’affaires, réunions et incentives, collecte et utilise les données personnelles que vous nous fournissez. La présente Politique de Confidentialité décrit quelles données personnelles nous collectons à votre sujet, comment nous les collectons, comment nous les utilisons, avec qui nous pouvons les partager et quels choix vous avez concernant l’utilisation que nous faisons de données personnelles. Nous décrivons également les mesures que nous prenons pour protéger la sécurité de vos données personnelles et comment nous contacter.

La présente Politique de Confidentialité s’applique aux voyages, réunions et événements d’affaires de BCD ainsi qu’aux conseils en voyages d’affaires et aux services de loisirs qui vous sont fournis, y compris via les sites Internet et les applications de BCD qui affichent ou ont un lien vers la présente Politique de Confidentialité (collectivement désignés par les « Services »). Une fois que vous avez quitté lesdits sites Internet et applications pour d’autres, les politiques de confidentialité des autres sites Internet et applications s’appliquent.

Nous vous conseillons de lire attentivement la présente Politique de Confidentialité dans son intégralité étant donné qu’elle traite de vos droits relatifs au traitement de vos données personnelles. En tant qu’utilisateur de nos Services, vous comprenez et acceptez que nous collectons, utilisons et divulguons vos données personnelles conformément à la présente Politique de Confidentialité.

Nos pratiques en matière de vie privée varient en tant que de besoin étant donné qu’elles doivent refléter les exigences légales locales des pays dans lesquels nous exerçons. BCD se conforme matériellement aux lois applicables dans les juridictions dans lesquelles elle exerce, y compris au Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 (RGPD) avant le 25 mai 2018 dans sa gestion des données personnelles des personnes situées dans l’Espace économique européen. Il est de nos intérêts commerciaux légitimes de vous fournir des Services qui utilisent les données personnelles qui nous sont fournies aux fins décrites aux présentes. Votre acceptation des dispositions de la présente Politique de Confidentialité ne vise pas à, et ne constitue pas, un « consentement » auxdites conditions aux fins du RGPD.

Quelles données personnelles BCD collecte-t-elle ?

Dans le cadre de la fourniture de ses Services, BCD collecte, utilise et divulgue des données personnelles.  Les données personnelles sont toutes les informations qui vous identifient ou qui peuvent nous servir à vous identifier. En tant que voyageur, participant à une réunion ou utilisateur des Services, il peut vous être demandé de fournir certaines données personnelles lorsque vous utilisez nos Services, par exemple :

  • vos noms et coordonnées (numéro de téléphone professionnel et du domicile / portable, fax, e-mail, adresse) ;
  • les noms et informations sur l’organisateur du voyageur/du participant et de la personne à contacter en cas d’urgence ;
  • les préférences du voyageur/participant et les détails du voyage/de la réunion (par exemple, itinéraires, catégorie de service, préférences de siège, informations sur les passagers fréquents, préférences de repas, informations et préférences relatives à l’adhésion à un programme de fidélité hôtel/train/voiture ou autre transport terrestre, demandes spéciales d’hébergement, autres données personnelles fournies par vous via vos profils, des sondages ou autres demandes) ;
  • la documentation de voyage (par exemple, numéro de passeport/visa/permis de conduire, numéro TSA [administration pour la sécurité des transports], nationalité, date de naissance, sexe) ;
  • les données de paiement (cartes de crédit professionnelles/personnelles) et les informations bancaires ; et
  • les identifiants, identifiants utilisateur, identifiants employé, mots de passe, adresses IP et informations de navigation.

Si vous soumettez toute donnée personnelle relative à d’autres personnes dans le cadre des Services (par exemple, si vous faites une réservation pour une autre personne), vous déclarez avoir l’autorité de le faire et nous collecterons, utiliserons et divulguerons lesdites données personnelles conformément à la présente Politique de Confidentialité.

Comment BCD collecte-t-elle les données personnelles ?

BCD collecte les données personnelles :

  • directement auprès de vous lorsque vous accédez à tout ou partie de nos Services, y compris lorsque vous communiquez avec nous par e-mail ou via d’autres canaux ;
  • auprès d’autres sources, par exemple la société qui vous emploie ou pour laquelle vous voyagez ou participez à une réunion (« Société »), y compris les tiers de ladite Société qui peuvent nous envoyer vos données personnelles en votre nom ou au nom de votre Société ; et
  • auprès du réseau de sites Internet et applications accessibles ou utilisés par nos Services et notre société, y compris des fournisseurs tiers (par exemple, compagnies aériennes, hôtels, fournisseurs de cartes de paiement) et nos sociétés, affiliés, filiales, joint-venture, partenaires, sous-traitants et agents associés à BCD. Ceci inclut les données personnelles que nous collectons automatiquement via nos sites Internet et nos applications, par exemple en utilisant des cookies et des technologies similaires.

Comment BCD utilise-t-elle les données personnelles ?

BCD Travel collecte et utilise vos données personnelles pour les finalités déterminées, explicites et légitimes décrites dans la présente Politique de Confidentialité et ne traite pas ultérieurement pas vos données personnelles d’une manière qui est incompatible avec ces finalités.

BCD utilise les données personnelles pour :

  • fournir ses Services et remplir ses obligations envers votre Société et les voyageurs/participants (par exemple, effectuer et gérer les réservations aux voyages / réunions, faciliter la gestion du voyage / de la réunion, fournir des rapports, donner des avis sur votre compte et les Services, vous informer des mises à jour sur nos sites Internet et nos applications et d’autres modifications apportées à nos produits ou Services) ;
  • communiquer avec vous, par exemple par e-mail, courrier et téléphone ou via les sites Internet ou les applications de BCD et vous fournir un service client ;
  • comprendre comment nos sites Internet et nos applications sont utilisés et vous fournir une expérience personnalisée lorsque vous utilisez nos Services, comme en mettant en place des éléments interactifs ou personnalisés sur nos Services et en fournissant du contenu basé sur vos intérêts (pour plus d’informations, voir notre politique en matière de « Cookies » https://www.bcdtravel.com/cookie-policy/) ;
  • exécuter une requête formulée par vous ou votre Société (par exemple, des rapports, des questions ou d’autres demandes au sujet de vos données personnelles) ;
  • vous envoyer des newsletters, des e-mails marketing et d’autres informations ou contenus qui peuvent vous intéresser tout en affichant des publicités personnalisées. Lorsque cela est nécessaire, nous obtiendrons votre consentement avant d’envoyer lesdits messages marketing ou d’afficher les publicités personnalisées ;
  • générer des profils avec pseudo ou regroupés et utiliser lesdites données à des fins de rapports et d’analyse ;
  • répondre à nos obligations et faire respecter vos droits, les nôtres, ainsi que ceux des tiers dans la mesure où nous estimerons que cela soit nécessaire (par exemple, facturation et recouvrement, prévention des fraudes, conformité aux obligations légales et réponse aux procédures légales ou demandes des autorités légales et application de la loi ou autres tiers).   

À qui BCD divulgue-t-elle les données personnelles et pourquoi ?

Les données personnelles sont partagées avec ou divulguées à / aux :

  • BCD et ses sociétés associées, affiliés, filiales, joint-venture, partenaires, sous-traitants et agents lorsque cela sera nécessaire pour exécuter et renforcer les Services, y compris les réservations d’urgence et l’assistance, la délivrance des billets, la réponse aux demandes et l’évaluation ou l’offre de promotions ;
  • sociétés auxquelles BCD a recours pour soutenir ses activités qui fournissent des services annexes (par exemple, réalisation, sondages, stockage, analyse statistique, technologie, développement, vérifications de solvabilité [le cas échéant]) ;
  • votre Société à des fins de rapports, d’audit, de suivi et d’autres finalités si nécessaire ;
  • prestataires de services tiers auxquels vous ou votre Société demandez que nous envoyions les données personnelles (par exemple, les fournisseurs qui garantissent une compensation en cas de vols retardés, annulés ou surréservés au nom des voyageurs ; la sécurité et le suivi des fournisseurs d’informations ; les sociétés fournissant les informations météorologiques, les alertes de voyage et le contenu de destination via des solutions et des outils ; les entités qui collectent les informations de voyage au nom des transporteurs aériens afin que lesdites entités les transfèrent à certaines compagnies aériennes pour le suivi des tarifs négociés entre les compagnies aériennes et votre Société ; les sociétés qui leur ont succédé et d’autres sociétés de gestion des voyages);
  • prestataires de services tiers afin d’effectuer les organisations et réservations des voyages et des réunions, et effectuer les Services (par exemple, les systèmes de réservation informatique (GDS) ; les compagnies aériennes, les sociétés ferroviaires, les agences de location de voitures et les autres sociétés de transport terrestre, les hôtels, les croisiéristes, les sociétés de gestion des destinations et les autres fournisseurs de voyages associés à des fins de réservations / billets ; les autorités de rapports de l’industrie ; les fournisseurs d’équipements et de technologies, dont, notamment les fournisseurs d’outils de réservation en ligne, les fournisseurs de logiciels d’enregistrement de réunions [y compris les fournisseurs de solutions de gestion des événements en ligne et mobiles] et les sociétés audiovisuelles ; les fournisseurs de visas et de passeports ; les sociétés de cartes de crédit et les sociétés de traitement et de recouvrement des paiements) ;
  • autres tiers, lorsque nous jugeons cela raisonnablement nécessaire, conformément aux lois applicables, y compris les lois en dehors de votre pays de résidence pour : (i) respecter les lois, obligations ou demandes et procédures administratives et judiciaire ; (ii) identifier, contacter ou entamer une action en justice contre quelqu’un qui peut violer nos conditions d’utilisation ou politiques ou autrement appliquer nos conditions et politiques ; (iii) réaliser les Services correctement ; ou (iv) protéger BCD et ceux qu’elle sert, y compris en poursuivant les recours disponibles ou pour limiter les dommages pouvant être soutenus (par exemple, en échangeant des informations avec d’autres sociétés aux fins de la protection des fraudes et de la réduction des risques).

BCD ou votre Société peut faire également appel à des sociétés de consolidation des données afin de créer des rapports et des statistiques afin d’obtenir des valeurs de référence ou à d’autres fins associées,  notamment, pour utiliser des données statistiques agrégées, qui peuvent intégrer des données obtenues auprès de votre Société à des fins commerciales ordinaires habituelles dans notre secteur et les Services que nous fournissons, mais sans identifier, directement ou indirectement, vous ou votre Société.

BCD peut être acquise, fusionner avec une autre société, vendre ou liquider ses actifs, acquérir ou acheter d’autres sociétés ou actifs.  Lors desdites transactions, les données personnelles sont généralement celles des actifs commerciaux transférés.  En cas d’acquisition, de vente, de liquidation ou de fusion, vos données personnelles et les informations d’identification non personnelles peuvent être automatiquement attribuées à un tiers par nos soins, à notre unique discrétion.

BCD divulgue-t-elle les données personnelles au-delà des frontières ?

Lors du partage avec, ou de la divulgation des données personnelles à, d’autres parties, y compris les sociétés, affiliés, filiales, joint-venture, partenaires, sous-traitants et agents associés à BCD qui fournissent les Services et entretiennent les installations, vos données personnelles peuvent être transférées dans des pays ayant des lois sur la protection des données dont le niveau de protection des données personnelles est inférieur à celui de votre pays.

Nous transférerons vos données personnelles conformément aux lois sur la protection des données applicables, y compris en ayant des mécanismes en place pour protéger vos données personnelles lorsqu’elles sont transférées à l’échelle internationale (par exemple, Clauses Contractuelles type de la Commission Européenne, accord de protection des données). Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur le transfert international de vos données personnelles ou les dispositifs de protection mis en place, veuillez nous contacter comme indiqué dans la présente Politique de Confidentialité.

Comment BCD stocke-t-elle et protège-t-elle les données personnelles ?

Généralement, BCD stocke les données personnelles sur ses serveurs gérés en interne et auprès de fournisseurs de stockage tiers.

Elle a recours à des mesures de sécurité technique et organisationnelle appropriées pour protéger les données personnelles qu’elle détient sur son réseau et ses systèmes d’un accès, d’une divulgation, d’une destruction et d’une altération non autorisés.  Nous examinons régulièrement nos mesures de sécurité, de collecte, de stockage et de traitement des données afin de vérifier que nous collectons, stockons et traitons uniquement les données personnelles qui sont nécessaires pour l’exécution de nos Services et remplir nos obligations contractuelles.  Tandis que nous nous efforçons de protéger l’intégrité et la sécurité de notre réseau et de nos systèmes, nous ne pouvons garantir ou assurer que nos mesures de sécurité empêcheront l’activité illégale ou non autorisée associée à vos données personnelles.  Lorsque vous utilisez nos Services, vous devez être conscient qu’aucune transmission des données sur Internet ne peut être garantie comme totalement sûre.  Bien que nous nous efforcions de protéger vos données personnelles, nous ne garantissons pas la sécurité de toutes les données et informations que vous nous transmettez sur Internet et vous le faites à vos propres risques.

Afin de protéger vos données personnelles, nous vous prions de ne pas nous envoyer les informations de carte de crédit ou d’autres données personnelles similaires par e-mail.  Nous vous conseillons également de garder votre mot de passe confidentiel et de ne le divulguer à personne.  Si vous partagez un ordinateur avec quelqu’un, vous devez vous déconnecter en quittant un site ou service pour protéger l’accès à votre mot de passe et à vos données personnelles des utilisateurs suivants.  Veuillez immédiatement nous alerter si vous pensez que votre mot de passe ou toute donnée personnelle a été utilisé abusivement.  Remarque : nous ne vous demanderons jamais de divulguer votre mot de passe ou toute information de carte de crédit au cours d’un appel téléphonique ou dans un e-mail non sollicité.

Comment BCD conserve-t-elle mes données personnelles ?

BCD conserve les données personnelles pendant la durée nécessaire aux finalités stipulées dans la présente Politique de Confidentialité, à moins qu’une durée de conservation plus longue ne soit nécessaire ou autorisée par la loi applicable.  Lorsque nous déterminons la durée de conservation des données personnelles, nous prenons en compte la nécessité des données personnelles pour la fourniture de nos Services, les lois et réglementations applicables, y compris les lois sur la protection des données, et nos obligations légales.  Nous pouvons conserver certains dossiers pour enquêter sur, ou se défendre contre, des réclamations légales potentielles.  Lorsque la conservation des données personnelles n’est plus nécessaire, les données seront supprimées ou regroupées à des fins d’analyse.

Qu’en est-il des applications de BCD ?

BCD met à disposition ses applications en ligne (mobiles ou sur Internet) au téléchargement à partir de différents marchés d’applications.  BCD collecte les informations d’utilisation afin de nous permettre d’améliorer l’application et de fournir une expérience meilleure et plus personnalisée.  BCD peut suivre les informations de votre utilisation de nos applications (par exemple, les statistiques anonymisées sur le nombre quotidien de visiteurs, les demandes quotidiennes d’éléments d’utilisation spécifiques, les pays à partir desquels on accède aux applications et aux Services).  Nous utilisons ces statistiques pour mesurer les activités et améliorer ou adapter les Services à votre avantage.  Nous pouvons également utiliser Google Analytics ou d’autres outils et méthodes d’analyse pour développer des statistiques utilisateurs anonymisées.  BCD utilise lesdites statistiques pour l’analyse des activités, l’amélioration des Services et la communication des conclusions et des améliorations des produits à votre Société et à d’autres clients actuels et potentiels de BCD. Lesdites statistiques ne contiennent pas de données personnelles et ne peuvent pas être utilisées pour la collecte des données personnelles. Conformément aux conditions d’utilisation des applications, certaines informations à votre sujet (pouvant inclure votre adresse e-mail, vos données d’itinéraire et d’autres informations que vous fournissez volontairement) peuvent être partagées avec des tiers comme indiqué dans la présente Politique de Confidentialité.

Qu’en est-il des liens vers des sites Internet et des services tiers ?

Nos Services peuvent contenir des liens vers des sites Internet de tiers. Certains de ces sites Internet peuvent vous permettre d’acheter des produits et services, de vous inscrire pour recevoir des matériaux ou de recevoir des mises à jour sur les nouveaux produits et services.  Dans de nombreux cas, il peut vous être demandé de fournir vos coordonnées comme votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et vos informations de carte de crédit / débit.  Si vous utilisez ces sites Internet tiers et/ou fournissez vos données et informations personnelles, la Politique de Confidentialité et les conditions d’utilisation figurant sur ces sites Internet sont applicables.  Nous vous recommandons de lire attentivement lesdites politiques sur les sites Internet tiers avant de soumettre vos données personnelles.  BCD n’est pas responsable, et se dégage expressément, de toute responsabilité associée aux actions desdits sites Internet tiers, de leurs politiques de confidentialité ou des conditions et du contenu desdits sites Internet.

Comment BCD gère-t-elle les demandes de « do not track » et l’utilisation des « cookies » et les autres technologies similaires ?

Nous ne nous engageons pas actuellement à répondre aux signaux « do not track » (DNT) des navigateurs concernant les sites internet et les applications de BCD.  Nous traitons vos données personnelles via nos sites Internet et applications conformément à la présente Politique de Confidentialité, indépendamment de vos paramètres de suivi.

Nous pouvons automatiquement collecter les informations à l’aide des « cookies ».  Vous pouvez choisir de refuser les cookies dans votre navigateur (veuillez-vous reporter au lien « cookies » ci-dessous). Cependant, cela peut limiter votre capacité à recevoir tout ou partie de nos Services et/ou certaines fonctions peuvent ne pas être disponibles pour vous ou ne pas fonctionner correctement en conséquence.  Vous trouverez plus d’informations sur les « cookies » et la manière dont BCD les utilise ici https://www.bcdtravel.com/cookie-policy/.

BCD collecte-t-elle sciemment les données personnelles des enfants ?

BCD ne collecte pas sciemment les données personnelles auprès des enfants.  Les personnes de moins de 18 ans ne doivent pas utiliser nos Services afin de soumettre toute donnée personnelle à leur sujet.

Quels sont mes droits concernant mes données personnelles ?

Vous pouvez choisir quelles données personnelles (le cas échéant) vous souhaitez nous fournir.  Cependant, si vous choisissez de ne pas fournir certaines informations, votre expérience avec tout ou partie de nos Services peut être affectée.

Dans la mesure requise par la loi applicable, vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles et de confirmer le traitement de vos données personnelles.  Aussi, le cas échéant, vous avez le droit de rectifier les inexactitudes ou les erreurs, d’effacer, de restreindre le traitement, de refuser le traitement et de retirer le consentement au traitement de vos données personnelles et, le cas échéant, le droit à la portabilité de vos données personnelles.  BCD gérera lesdites demandes dans le délai spécifié par la loi applicable et, si autorisé par la loi applicable, pourra facturer des frais administratifs raisonnables pour couvrir les coûts de réponse auxdites demandes.

Dans certaines juridictions, en plus de votre acceptation de la présente Politique de Confidentialité, les lois sur la confidentialité ou la protection des données peuvent exiger que nous obtenions un consentement express pour le traitement de vos données personnelles.  Dans certaines circonstances, votre consentement peut être implicite, comme autorisé par la loi applicable, comme lorsque des communications sont nécessaires pour répondre à vos demandes.

Comment puis-je exercer mes droits ou faire des réclamations ?

Si vous avez des questions sur la présente Politique de Confidentialité ou souhaitez exercer l’un de vos droits décrits dans la présente Politique de Confidentialité, veuillez nous contacter de la manière suivante.

Pour les personnes concernées au sein de la région EMEA, veuillez nous contacter comme suit :

BCD Travel Services B.V.

À l’attention de: Legal Department (service juridique)
Adresse: Europalaan 400
Ville / État / code postal: 3526 KS Utrecht, Pays-Bas
E-mail: legal.privacy@bcdtravel.eu

Pour les personnes concernées au sein des régions des Amériques ou APAC, veuillez nous contacter comme suit :

BCD Travel USA LLC

À l’attention de: Legal Department (service juridique)
Adresse: 630 Dundee Road, Suite 425
Ville / État / pays: Northbrook, Illinois 60062
E-mail:  legal.privacy@bcdtravel.com

BCD répondra à vos demandes à l’adresse e-mail ou au numéro de téléphone que vous avez enregistrés auprès de nous, que nous avons archivé pour vous ou toute autre méthode appropriée.  En fonction de votre demande, nous pouvons étudier la demande avec vous et/ou votre Société pour nous aider à résoudre et à répondre à la demande.

Nous nous engageons à travailler avec vous pour obtenir une résolution juste de toute réclamation ou préoccupation que vous pouvez avoir au sujet de notre utilisation de vos données personnelles.  Si, cependant, vous pensez que nous n’avons pas pu vous aider avec votre réclamation ou préoccupation, vous avez le droit d’adresser une réclamation à l’autorité de protection des données de votre pays (s’il en existe une dans votre pays).

Comment les modifications apportées à la présente Politique de Confidentialité sont-elles gérées ?

BCD se réserve le droit de réviser, amender ou modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment et de n’importe quelle manière.  Lorsque nous publions des modifications apportées à la présente Politique de Confidentialité, nous mettrons à jour la date de « dernière mise à jour » en haut de la présente Politique de Confidentialité et nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente Politique de Confidentialita pour voir s’il y a des modifications.