BCD’s globala integritetspolicy (”denna policy”)
Senast uppdaterad: 1 juli 2023

BCD Travel Services B.V. (”BCD”, ”vi”, ”vår/vårt” eller ”oss”), i egenskap av personuppgiftsansvarig, respekterar din integritet och strävar efter att följa denna policy, som beskriver hur vi som affärsresebyrå med relaterade tjänster samlar in och använder de personuppgifter som du, företaget som du är anställd hos eller reser för (”företaget”) eller tredje part förser oss med.

Vad omfattas av denna policy?

Denna policy beskriver vilka personuppgifter vi samlar in om dig, hur vi samlar in dem, hur vi använder dem, vilka vi delar dem med och vilka möjligheter du har när det gäller vår användning av dina personuppgifter. Vi beskriver även de åtgärder som vidtas för att skydda dina personuppgifter samt hur du kan kontakta oss.

Denna policy omfattar BCD’s affärsresor och relaterade tjänster samt konsulttjänster för affärsresor och fritidsaktiviteter som du blir erbjuden, inklusive relaterade tjänster på BCD’s webbplatser och applikationer, som innehåller eller länkar till denna policy (härefter sammanfattningsvis benämnt som ”tjänster”). Om du även mottar våra mötes- och evenemangstjänster som tillhandahålls av BCD Meetings & Events LLC kan du läsa om deras riktlinjer på deras webbsida, (www.bcdme.com).

Vi rekommenderar att du läser igenom denna policy noggrant och i sin helhet, eftersom den klargör dina rättigheter i samband med hanteringen av dina personuppgifter. Som användare av våra tjänster är du införstådd med och godkänner att vi samlar in, använder, sparar och delar dina personuppgifter i enlighet med denna policy.

Våra integritetsrutiner varierar mellan de olika länder där vi bedriver vår verksamhet för att återspegla de lokala lagkraven. BCD följer gällande dataskyddslagstiftning i de jurisdiktioner där företaget bedriver sin verksamhet för behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar BCD in?

För att erbjuda sina tjänster kan BCD samla in, använda, spara och dela personuppgifter. Personuppgifter utgör information som kan användas för att identifiera dig, eller som vi kan koppla till dig. Du, som resenär eller användare av tjänsterna, kan uppmanas att ange vissa personuppgifter när du använder våra tjänster, exempelvis:

• Namn och kontaktuppgifter (telefonnummer hem, till arbetet eller mobilen, fax, e-post, adress);
• Namn och uppgifter till researrangör och nödkontakt;
• Resepreferenser och rese-/mötesinformation (t.ex. resväg, reseklass, stolsplacering, bonuskunddata, måltidspreferenser, medlemsdata och preferenser för hotell/tåg/bil och annan marktransport, särskilda önskemål kring boende samt andra personuppgifter som du frivilligt delar via dina profiler, enkätundersökningar eller andra förfrågningar);
• Resedokumentation (t.ex. numret på ditt pass/visum/nationella id-kort/körkort, TSA-nummer, medborgarskap, födelsedatum, kön);
• Betalningsuppgifter (företagets eller ditt privata kreditkort) och bankuppgifter;
• Inloggningsuppgifter, användar-id, anställningsnummer, IP-adresser och webbläsarinformation; samt
• Företagsidentifiering (avdelning, division, kostnadsställe).

Om du anger personuppgifter för andra personer i samband med tjänsterna (om du t.ex. gör en bokning för en annan person eller uppger en nödkontakt) intygar du att du har behörighet att göra detta och att du har informerat personen om att vi kommer att samla in, använda, spara och dela dessa personuppgifter i enlighet med denna policy.

Hur samlar BCD in personuppgifter?

BCD samlar in personuppgifter:

• Direkt från dig när du använder olika delar av våra tjänster, inklusive när du kommunicerar med oss via e-post eller andra kanaler;
• Från andra källor, inklusive ditt företag och ditt företags tredje parter som kan skicka personuppgifter för din eller ditt företags räkning; samt
• Från nätverket av webbplatser och applikationer som är tillgängligt via eller används av våra tjänster och vårt företag, inklusive tredjepartsleverantörer (t.ex. flygbolag, hotell, betalkortsleverantörer) och BCD’s relaterade företag; dotterbolag, samriskföretag, samarbetspartners, underleverantörer och resekonsulter. Detta inkluderar personuppgifter som vi samlar in automatiskt via våra webbplatser och applikationer, exempelvis med hjälp av cookies och liknande teknik.

Hur använder BCD personuppgifter och på vilka rättsliga grunder?

BCD samlar in och använder dina personuppgifter i specifika, uttalade och legitima syften enligt beskrivningen i denna policy och behandlar inte dina personuppgifter på ett sätt som inte överensstämmer med dessa syften.

BCD använder personuppgifter för att:

1. Tillhandahålla sina tjänster och fullfölja sina åtaganden gentemot ditt företag och resenärerna (t.ex. fullfölja och administrera resebokningar, underlätta resehanteringen, tillhandahålla reserelaterad rapportering och analys, utfärda elektroniska biljetter och vanliga biljetter, behandla återbetalningar, tillhandahålla information om ditt konto och tjänsterna, informera dig om uppdateringar av våra webbplatser och applikationer tillhandahålla resekonsulttjänster, inklusive men inte begränsat till, affärsinformation som används för analys av ett företags resepolicy, hållbarhetsarbete samt andra förändringar av våra produkter eller tjänster).
2. Kommunicera med dig via olika kanaler (t.ex. via e-post, brev, telefon eller BCD’s webbplatser eller applikationer) samt för att ge dig kundservice.
3. Få kunskap om hur våra webbplatser och applikationer används och ge dig en anpassad upplevelse när du använder våra tjänster, till exempel genom att använda interaktiva eller personanpassade inslag i våra tjänster samt visa dig innehåll baserat på dina intressen (mer information finns i avsnittet ”Hur hanterar BCD Do Not Track begäran” och ”Hur använder BCD cookies och liknande teknik?”).
4. Hantera en förfrågan från dig eller ditt företag (t.ex. reserelaterad rapportering, reserådgivning och/eller hållbarhetsrapportering frågor, bokningsförfrågningar eller andra förfrågningar om dina personuppgifter). Automatiserat beslutsfattande kan användas för att bearbeta vissa förfrågningar för att underlätta snabbare och mer tillförlitliga tjänster till dig och/eller ditt företag (t.ex. för att omdirigera din förfrågan till lämplig avdelning eller skicka automatsvar). Viktiga beslut granskas alltid av en anställd på BCD.
5. Skicka nyhetsbrev, marknadsföringsmeddelanden och liknande information eller material som kan vara av intresse för dig, eller visa personanpassade annonser. När det krävs inhämtar vi ditt samtycke innan vi skickar sådana marknadsföringsmeddelanden eller visar personanpassade annonser.
6. Genomföra enkätundersökningar (t.ex. om resor eller kundnöjdhet) och analysera våra tjänsters kvalitet och resultat i kundnöjdhetssyfte.
7. Fullfölja våra åtaganden och upprätthålla dina, våra eller andras rättigheter så som vi anser det rimligen nödvändigt (t.ex. fakturera och ta emot betalningar, följa rättsliga krav samt svara på rättsprocesser eller förfrågningar från rättsliga myndigheter och polismyndighet eller annan tredje part).

Vid behandlingen av dina personuppgifter enligt beskrivningen ovan hänvisar BCD till följande rättsliga grunder. När det gäller syfte A behandlar vi dina personuppgifter när det är nödvändigt för att fullfölja det avtal vi har med ditt företag och/eller dig så att vi kan leverera våra tjänster till dig. När det gäller syfte B till F hänvisar vi till berättigat affärsintresse att tillhandahålla och förbättra våra tjänster eller på de berättigade intressen som ditt Företag har. När det gäller syfte G hänvisar BCD där det är tillämpligt till efterlevnad av rättsliga krav. Vi hänvisar till vårt berättigade affärsintresse att förebygga bedrägerier och skydda våra rättigheter. När BCD använder personuppgifter för att tillgodose BCD’s eller tredje parts berättigade intresse kommer BCD alltid att väga dina rättigheter och intressen av att skydda dina personuppgifter mot BCD’s eller tredje parts rättigheter och intressen. Vi kommer att inhämta ditt samtycke till användningen av dina personuppgifter när så krävs enligt tillämplig lagstiftning.

Vilka delar BCD personuppgifterna med och varför?

För att kunna tillhandahålla tjänster kan personuppgifter vid behov samlas in och delas med eller överlämnas till:

• BCD och dess relaterade företag, dotterbolag, samriskföretag, samarbetspartners, underleverantörer och resekonsulter i den mån det behövs för att fullfölja och underlätta tjänsterna, inklusive att erbjuda bokning och hjälp vid nödsituationer, utfärda biljetter, svara på förfrågningar samt erbjuda och analysera kampanjer.
• Andra företag som BCD anlitar som stöd för sin verksamhet och som tillhandahåller kompletterande tjänster (t.ex. enkätundersökningar, lagring, statistikanalys, teknik, utveckling och kreditupplysningar om behov finns).
• Ditt företag för reserelaterad rapportering, reserådgivning, granskning, spårning och andra syften enligt behovet för ditt företag, inklusive för de anställda som företaget begär att vi skickar eller gör personuppgifter tillgängliga för.
• Tredje parts tjänsteleverantörer som du eller ditt företag begär att vi skickar personuppgifter till (t.ex. leverantörer som säkerställer kompensation för försenade, inställda eller överbokade flyg för resenärernas räkning; leverantörer av säkerhets- och spårningsinformation; företag som tillhandahåller väderinformation, reseinformation och information om resmålet via lösningar och verktyg; enheter som samlar in reseinformation för flygbolagens räkning i syfte att vidarebefordra informationen till specifika flygbolag för att spåra överenskomna kostnader mellan flygbolagen och ditt företag; efterträdande företag och andra affärsresebyråer).
• Tredje parts tjänsteleverantörer för att fullfölja resplaner och bokningar samt fullfölja tjänsterna (t.ex. Global Distribution Systems (GDS); flyg-, tåg- och hyrbilsbolag samt andra företag för marktransport, hotell, kryssningslinjer, Destination Management företag och andra relaterade reseleverantörer för boknings-/biljettsyften; berörda myndigheter; leverantörer av utrustning och teknik, inklusive, men inte begränsat till, leverantörer av online-bokningsverktyg, mötesregistreringsprogram (inklusive leverantörer av lokala och mobila evenemangshanteringslösningar) samt audiovisuella lösningar; visum- och passutfärdare, kreditkortsföretag och företag för mottagning och bearbetning av betalningar).
• Andra tredje parter så som vi anser det rimligen nödvändigt i enlighet med tillämpbar lagstiftning, inklusive lagar utanför det land du är bosatt i, för att: (I) följa lagar, regler eller myndigheters begäranden och processer; (ii) identifiera, kontakta eller lagföra personer som eventuellt bryter mot våra användarvillkor eller riktlinjer, eller på annat sätt tillämpa våra villkor och riktlinjer; (iii) utföra tjänsterna på lämpligt sätt; eller (iv) skydda BCD och dem som BCD förser med tjänster, inklusive nyttja tillgänglig kompensation eller begränsa skador som kan ha uppstått (t.ex. genom att utbyta information med andra företag och organisationer i syfte att skydda mot bedrägeri och reducera risker).

Datakonsolideringsföretag kan också anlitas av BCD eller ditt företag i syfte att skapa rapporter och relaterad statistik för benchmarking eller för andra likvärdiga syften, inklusive, men inte begränsat till, att tillämpa kumulativ statistikdata som kan innehålla data som samlats in från ditt företag i ordinarie affärssyften som är vanligt förekommande i vår bransch och för de tjänster vi tillhandahåller, men utan att direkt eller indirekt identifiera dig eller ditt företag.

BCD kan köpas upp, gå samman med ett annat företag, sälja eller likvidera sina tillgångar, erhålla eller köpa andra företag eller tillgångar. Vid sådana transaktioner är personuppgifterna vanligtvis en av det överförda företagets tillgångar. Vid uppköp, försäljning, konkurs eller sammanslagning kan dina personuppgifter och icke identifierbara personuppgifter automatiskt överföras av oss enligt eget gottfinnande till en tredje part, i enlighet med gällande lagstiftning.

Delar BCD personuppgifter över gränserna?

BCD är ett globalt företag som tillhandahåller reserelaterade tjänster och därför är det nödvändigt att överföra dina personuppgifter internationellt för att kunna tillhandahålla våra tjänster. När vi delar eller lämnar personuppgifter till andra parter, inklusive BCD’s relaterade företag, dotterbolag, samriskföretag, samarbetspartners, underleverantörer och resekonsulter som tillhandahåller tjänster och hanterar system kan dina personuppgifter överföras till länder med dataskyddslagar som innebär en lägre standard för skydd av dina personuppgifter än ditt eget land.

Vi överför dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, vilket betyder att vi har tillräckliga mekanismer på plats för att skydda dina personuppgifter när de överförs internationellt (t.ex. standardavtalsklausuler och dataskyddsavtal). Om du har frågor eller vill få mer information om den internationella överföringen av dina personuppgifter eller de skyddsmekanismer som tillämpas kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna i denna policy.

Hur lagrar och skyddar BCD personuppgifter?

BCD lagrar vanligtvis personuppgifter på sina servrar som hanteras internt (främst inom EES och USA) samt hos tredje parts lagringsleverantörer.

BCD använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda de personuppgifter som BCD förfogar över i sina nätverk och system från obehörig åtkomst samt från att avslöjas, förstöras eller ändras. Vi genomför regelbundna granskningar av vår insamling, lagring och behandling av data samt våra datasäkerhetsåtgärder för att verifiera att vi endast samlar in, lagrar och behandlar de personuppgifter som krävs för våra tjänster samt för att fullfölja våra avtalsförpliktelser. Även om vi gör allt vi kan för att skydda integriteten och säkerheten för våra nätverk och system kan vi inte garantera, säkerställa eller försäkra att våra säkerhetsåtgärder förhindrar olaglig eller obehörig aktivitet relaterad till dina personuppgifter. När du använder våra tjänster bör du vara medveten om att ingen dataöverföring via Internet kan garanteras som totalt säker. Även om vi strävar efter att skydda dina personuppgifter garanterar vi inte säkerheten för någon data eller information som du överför till oss via Internet, och du gör detta på egen risk.

För att skydda dina personuppgifter ber vi dig att inte skicka kreditkortsuppgifter eller andra liknande känsliga uppgifter, inklusive särskilda kategorier av personuppgifter, till oss via e-post. Vi uppmanar dig även att hålla ditt lösenord konfidentiellt och inte avslöja det för någon annan. Om du delar dator med andra bör du logga ut innan du lämnar en webbplats eller tjänst för att skydda åtkomsten till ditt lösenord och dina personuppgifter från efterföljande användare. Meddela oss omedelbart om du tror att ditt lösenord eller andra personuppgifter har missbrukats medan du har använt BCD’s tjänster och applikationer. Observera att vi aldrig ber dig att avslöja ditt lösenord eller dina kreditkortsuppgifter i ett oombett telefonsamtal eller e-postmeddelande.

Hur länge behåller BCD mina personuppgifter?

BCD behåller personuppgifter under den period det är nödvändigt för att fullfölja syftet som beskrivs i denna policy, om inte en längre bevarandeperiod krävs eller är tillåten enligt gällande lagstiftning. När vi bedömer hur länge vi ska behålla personuppgifter tar vi hänsyn till hur nödvändiga personuppgifterna är för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster, gällande lagar och regler, inklusive dataskyddslagstiftning, samt våra juridiska skyldigheter. Vi kan behålla uppgifter för att undersöka eller försvara oss mot potentiella juridiska krav. När det inte längre är nödvändigt att bevara personuppgifterna kommer de att raderas eller d anonymiseras.

Vad gäller för BCD’s applikationer?

BCD tillhandahåller sina online-applikationer (mobila och webbaserade) för nedladdning från olika applikationsplattformar. BCD samlar in information om användningen för att vi ska kunna förbättra applikationen och för att leverera en bättre och mer personlig upplevelse. BCD kan spåra informationen om din användning av våra applikationer (t.ex. anonymiserad statistik om det dagliga antalet besökare, dagligt antal begäranden om specifika funktioner, spårning av intresse, vem som har publicerat innehåll, samt vilka länder applikationerna och tjänsterna nås ifrån. Vi använder denna statistik uteslutande för att mäta aktiviteter samt för att förbättra eller anpassa tjänster till din fördel. Vi kan även använda analysverktyg och metoder för att utarbeta anonymiserad användarstatistik enligt beskrivningen i vår cookiepolicy (https://www.bcdtravel.com/cookie-policy/). BCD använder denna statistik för att analysera, förbättra tjänster samt för att kommunicera resultat och produktförbättringar till dig, ditt företag och andra BCD-kunder samt potentiella kunder. I enlighet med tillämpliga lagar och applikationens användarvillkor kan viss information om dig (vilket kan inkludera din e-postadress, information om din resväg och annan information som du lämnar frivilligt) delas med tredje part enligt beskrivningen i denna policy. Observera att när du lämnar BCD’s webbplatser och applikationer för andra, inklusive, men inte begränsat till, virtuella assistenter eller andra applikationer, gäller den andra webbplatsens eller applikationens integritetspolicy.

Vad gäller för länkar till webbplatser och tjänster från tredje part?

Våra tjänster kan innehålla länkar till webbplatser från tredje part. Vissa av dessa webbplatser kan erbjuda dig att köpa produkter och tjänster, registrera dig för att ta emot material eller få nya produkt- och tjänsteuppdateringar. I många fall kan du uppmanas att ange kontaktinformation som namn, adress, e-postadress, telefonnummer och kredit- eller betalkortsinformation. Om du använder webbplatser från tredje part och/eller uppger dina personuppgifter och personlig information gäller integritetspolicyn och användarvillkoren för dessa sidor. Vi rekommenderar att du läser igenom dessa villkor på webbplatser från tredje part noggrant innan du skickar dina personuppgifter. BCD ansvarar inte för och avvisar uttryckligen alla skyldigheter för aktiviteter på sådana webbplatser, deras integritetspolicy eller villkor och innehåll på sådana webbplatser.

Hur hanterar BCD ”Do Not Track”-begäranden och hur använder BCD cookies och liknande teknik?

Vi åtar oss för närvarande inte att svara på webbläsares ”Do Not Track”-signaler i förhållande till BCD’s webbplatser och applikationer. Vi behandlar dina personuppgifter från våra webbplatser och applikationer i enlighet med denna policy, oavsett vilka spårningsinställningar du har.

Vi kan automatiskt samla in information med hjälp av cookies. Du kan välja att inte tillåta cookies i din webbläsare (se länken till cookiepolicyn nedan), men detta kan begränsa din möjlighet att ta emot delar eller samtliga av våra tjänster och/eller så är vissa funktioner kanske inte tillgängliga för dig, eller kanske inte fungerar korrekt som en följd av detta. När det krävs enligt gällande lagstiftning kommer BCD att inhämta ditt samtycke innan vi samlar in information med hjälp av cookies. Ytterligare information om cookies och hur BCD’s webbplats använder dem finns här https://www.bcdtravel.com/cookie-policy/.

Samlar BCD in personuppgifter om barn?

BCD samlar inte medvetet in personuppgifter från barn. Personer under 18 år bör inte använda våra tjänster för att skicka in personuppgifter om sig själva.

Vad har jag för rättigheter när det gäller mina personuppgifter?

Du kan välja vilka personuppgifter (om några) du vill lämna till oss. Om du väljer att inte lämna vissa uppgifter kan det däremot påverka din upplevelse av vissa eller alla våra tjänster.

I enlighet med kraven i gällande lagstiftning har du möjlighet att utöva olika rättigheter i förhållande till dina personuppgifter (dvs. registerutdrag, rättelse, radering, begränsning, invändningar, portabilitet osv.). BCD hanterar sådana begäranden i enlighet med gällande lagstiftning, inklusive inom den tidsperiod som anges i gällande lagstiftning, och kan, där det är tillåtet enligt gällande lag, debitera en rimlig administrativ avgift för att täcka omkostnaderna för att svara på en sådan begäran. När en behandling bygger på samtycke har du rätt att återkalla samtycket när som helst om det stöds enligt gällande lagstiftning, utan att påverka rätten att behandla uppgifterna baserat på ditt samtycke innan återkallandet.

I vissa jurisdiktioner kan dataskyddslagstiftningen eller sekretesslagstiftningen kräva att vi, utöver att du godkänner denna policy, inhämtar ett separat, uttryckligt godkännande för att behandla dina personuppgifter Ditt samtycke kan vara underförstått i vissa fall, i enlighet med gällande lagstiftning, till exempel när kommunikation krävs för att fullfölja dina förfrågningar.

Hur kan jag utöva mina rättigheter eller lämna in klagomål?

Om du vill utöva någon av dina rättigheter enligt beskrivningen i denna policy kan du (eller, i enlighet med gällande lagstiftning, någon annan för din räkning) skicka in din begäran genom att klicka här.

Om du har frågor om denna policy kan du kontakta BCD’s dataskyddsombud på följande adress:

BCD kommer att besvara din begäran via den e-postadress du använder när du skickar in din begäran, det telefonnummer som du har registrerat hos oss eller som vi på annat sätt har sparat för dig, eller via annan lämplig metod. Beroende på din begäran kan vi gå igenom begäran tillsammans med dig och/eller ditt företag för att hjälpa till att hantera och svara på begäran.

Vi strävar efter att samarbeta med dig för att uppnå en rättvis lösning på varje klagomål eller fråga du kan tänkas ha kring vår användning av dina personuppgifter. Om du ändå anser att vi inte har kunnat hjälpa dig med ditt klagomål eller problem, kan du har rätt att lämna in ett klagomål till dataskyddsmyndigheten i ditt land (om sådan finns).

Hur hanteras förändringar i denna policy?

BCD förbehåller sig rätten att revidera, förbättra eller ändra denna policy när och hur som helst. När vi publicerar ändringar i denna policy uppdaterar vi datumet ”senast uppdaterad” överst i denna policy och vi rekommenderar att du regelbundet läser igenom denna policy för att titta efter ändringar.