Politique de confidentialité mondiale de BCD (la présente « Politique »)
Dernière mise à jour le : 1er juillet 2023

BCD Travel Services B.V. (« BCD », « nous », « notre », « nôtre » ou « nos »), en tant que responsable du traitement de vos données personnelles, respecte votre vie privée et s’engage à respecter la présente politique, qui décrit comment nous, en tant qu’entreprise de gestion de voyages et de services connexes, recueillons et utilisons les données personnelles que vous, l’entreprise où vous occupez un poste ou au compte de laquelle vous voyagez autrement (« entreprise »), ou des tiers nous fournissez.

Quelle est la portée de cette politique?

Cette politique décrit les données personnelles que nous collectons à votre sujet, comment nous les collectons, comment nous les utilisons, avec qui nous pouvons les partager, et quels choix vous avez concernant notre utilisation de vos données personnelles. Nous décrivons également les mesures que nous prenons pour protéger la sécurité de vos données personnelles et comment communiquer avec nous.

La présente politique s’applique aux voyages d’affaires et aux services connexes de BCD, ainsi qu’aux services de consultation en voyages d’affaires et de loisirs qui peuvent vous être fournis, y compris les services connexes sur les sites Web et les applications de BCD qui affichent la présente politique ou qui y renvoient (ci-après collectivement, les « services »). Si vous recevez également nos services de réunions et d’événements fournis par BCD Meetings & Events LLC, vous pouvez consulter leur politique sur leur site Web (www.bcdme.com).

Nous vous encourageons à lire attentivement et dans son intégralité la présente politique en ce qui concerne vos droits concernant le traitement de vos données personnelles. En tant qu’utilisateur de nos services, vous comprenez et acceptez que nous recueillons, utilisons, stockons et divulguons vos données personnelles conformément à la présente politique.

Nos pratiques en matière de protection de la vie privée varient, car elles doivent tenir compte des exigences juridiques locales dans les pays où nous exerçons nos activités. BCD se conforme aux lois applicables en matière de protection des données dans les instances dans lesquelles elle exerce ses activités dans le cadre du traitement des données personnelles.

Quelles données personnelles BCD collecte-t-elle ?

Dans le cadre de la prestation de ses services, BCD peut collecter, utiliser, stocker et divulguer des données personnelles. Les données personnelles sont toutes les informations qui peuvent être utilisées pour vous identifier ou que nous pouvons relier à vous. Vous, en tant que voyageur ou utilisateur des services, pouvez être appelé à fournir certaines données personnelles lorsque vous utilisez nos services, par exemple :

• Noms et coordonnées (travail et domicile/téléphone cellulaire, télécopieur, adresse électronique, adresse)
• Nom et coordonnées de l’organisateur du voyageur et de la personne à contacter en cas d’urgence
• Préférences des voyageurs et les détails du voyage ou de la réunion (p. ex., les itinéraires, la classe de service, les préférences en matière de sièges, les données sur les voyageurs fréquents, les préférences en matière de repas, les données sur l’adhésion à l’hôtel, au train, à l’automobile et à d’autres services de transport terrestre, les demandes d’hébergement spéciales, les autres données personnelles que vous avez fournies volontairement par l’entremise de vos profils, sondages ou autres demandes)
• Documents de voyage (p. ex. passeport/visa/numéro d’identification national/de permis de conduire, numéro TSA, citoyenneté, date de naissance, genre)
• Données de paiement (cartes de crédit professionnelles/personnelles) et renseignements bancaires
• Identifiants de connexion, d’utilisateur et d’employé, adresses IP et les renseignements de navigation
• Identificateurs de l’entreprise (service, division, centre de coûts)

Si vous soumettez des données personnelles relatives à d’autres personnes dans le cadre des services (p. ex., si vous faites une réservation pour une autre personne, ou si vous fournissez une personne à contacter en cas d’urgence), vous déclarez que vous avez le pouvoir de le faire et que vous les avez informés que nous recueillerons, utiliserons, stockerons et divulguerons ces données personnelles conformément à la présente politique.

Comment BCD collecte-t-elle des données personnelles ?

BCD collecte des données personnelles :

• directement de vous lorsque vous accédez à diverses parties de nos services, y compris lorsque vous communiquez avec nous par courriel ou par d’autres canaux ;
• à partir d’autres sources, par exemple votre entreprise et les tiers de votre entreprise qui peuvent nous envoyer vos données personnelles en votre nom ou en celui de votre entreprise ;
• du réseau de sites Web et d’applications accessibles ou utilisés par nos entreprises et notre entreprises, y compris les fournisseurs tiers (p. ex. compagnies aériennes, hôtels, fournisseurs de cartes de paiement) et nos entreprise liées à BCD, sociétés affiliées, filiales, coentreprises, partenaires, sous-traitants et agents. Cela comprend les données personnelles que nous recueillons automatiquement par le biais de nos sites Web et de nos applications, par exemple en utilisant des témoins et des technologies similaires.

Comment BCD utilise-t-elle les données personnelles et sur quelles bases juridiques ?

BCD collecte et utilise vos données personnelles à des fins précises, explicites et légitimes telles que décrites dans la présente politique et ne traite pas vos données personnelles d’une manière incompatible avec ces fins.

BCD utilise des données personnelles pour ce qui suit :

1. Fournir ses services et s’acquitter de ses obligations envers votre entreprise et les voyageurs (p. ex. remplir et administrer les réservations de voyage, aider à gérer les déplacements, fournir des rapports et des analyses fondés sur les voyages, émettre des billets électroniques et standard, traiter les remboursements, fournir des avis concernant votre compte et les services, vous informer des mises à jour de nos sites Web et de nos applications, fournir des services-conseils en matière de voyages, y compris, sans s’y limiter, des renseignements opérationnels appliqués à l’analyse de la politique de voyage d’une entreprise, des engagements en matière de durabilité et d’autres changements apportés à nos produits ou services).
2. Communiquer avec vous par divers canaux multimédias (par exemple, par courriel, par la poste, par téléphone ou sur les sites Web ou applications de BCD) et pour vous offrir un service à la clientèle.
3. Comprendre comment nos sites Web et applications sont utilisés et offrir une expérience personnalisée lorsque vous utilisez nos services, par exemple en fournissant des éléments interactifs ou personnalisés sur nos services et en vous fournissant du contenu en fonction de vos centres d’intérêt (pour plus d’e renseignements, voir la section ci-dessous intitulée « Comment BCD traite-t-elle les demandes “ne pas suivre” et utilise des “témoins” et d’autres technologies similaires ? »).
4. Répondre à une demande que vous ou votre entreprise avez faite (p. ex., rapports sur les voyages, conseils en matière de voyage ou rapports sur la durabilité, questions, demandes de réservation ou autres demandes concernant vos données personnelles). La prise de décisions automatisée peut être utilisée pour traiter certaines demandes afin de vous fournir des services plus rapides et plus fiables (p. ex. réacheminer votre demande au service approprié, envoyer des réponses automatiques). Les décisions importantes seront toujours examinées par un employé de BCD.
5. Vous envoyer des bulletins d’information, des courriels de marketing et d’autres renseignements ou documents qui pourraient vous intéresser ou afficher des publicités personnalisées. Le cas échéant, nous obtiendrons votre consentement avant d’envoyer de tels messages marketing ou de montrer des publicités personnalisées.
6. Mener des sondages (p. ex. voyageurs, satisfaction des clients) et examiner la qualité et le rendement de nos services à des fins de satisfaction de la clientèle.
7. Nous acquitter de nos obligations et faire respecter vos droits, nos droits ou ceux d’autres personnes lorsque nous le jugeons raisonnablement nécessaire (p. ex. facturation et recouvrement, prévention de la fraude, respect des obligations légales et réponse à des poursuites judiciaires ou à des demandes des autorités juridiques et des organismes d’application de la loi ou d’autres tiers).

Pour traiter vos données personnelles comme décrit ci-dessus, BCD s’appuie sur les bases juridiques suivantes. En vue de l’objectif A, nous traitons vos données personnelles lorsque cela est nécessaire à l’exécution du contrat que nous avons avec votre entreprise ou vous, ce qui nous permet de vous fournir nos services. En vue des objectifs B à F, nous comptons sur notre intérêt commercial légitime pour fournir et améliorer nos services ou sur les intérêts légitimes poursuivis par votre entreprise. En vue des objectifs G, BCD s’appuie, le cas échéant, sur le respect des obligations légales. Nous comptons sur nos intérêts commerciaux légitimes pour prévenir la fraude et protéger nos droits. Lorsque vous utilisez des données à caractère personnel pour servir l’intérêt légitime de BCD ou d’un tiers, BCD établit toujours un équilibre entre vos droits et intérêts dans la protection de vos données à caractère personnel et les droits et intérêts de BCD ou ceux du tiers. Nous obtiendrons votre consentement pour l’utilisation de vos données personnelles lorsque les lois applicables l’exigent.

À qui BCD communique-t-elle des données personnelles et pourquoi ?

Les données personnelles peuvent être recueillies et partagées ou divulguées au besoin pour la prestation de services aux entités suivantes :

• BCD et ses entreprises affiliées, filiales, coentreprises, partenaires, sous-traitants et agents au besoin pour exécuter et soutenir les services, y compris les réservations et l’assistance d’urgence, l’émission de billets, la réponse aux demandes et l’évaluation ou l’offre de promotions.
• D’autres entreprises que BCD utilise pour soutenir ses activités et qui fournissent des services auxiliaires (p. ex. traitement des commandes, sondages, stockage, analyse statistique, technologie, développement, vérifications de crédit [le cas échéant]).
• Votre entreprise à des fins de production de rapports sur les voyages, de consultation en matière de voyages, d’audit, de suivi et autres, au besoin, auprès de votre entreprise, y compris celles de son personnel à qui elle demande l’envoi ou la mise à disposition de données personnelles.
• Les fournisseurs de services tiers à qui vous ou votre entreprise demandez que nous envoyions des données personnelles (p. ex. les fournisseurs qui obtiennent une indemnisation pour les vols retardés, annulés ou surréservés au nom des voyageurs; les fournisseurs de renseignements sur la sécurité et le suivi; les entreprises qui fournissent des renseignements météorologiques, des alertes aux voyageurs et du contenu de destination au moyen de solutions et d’outils; les entités qui recueillent des renseignements sur les voyages au nom des transporteurs aériens aux fins de leur transmission à certaines compagnies aériennes aux fins du suivi des tarifs négociés entre les compagnies aériennes et votre entreprise ; les organisations qui succèdent et d’autres entreprises de gestion des voyages).
• Les fournisseurs de services tiers pour effectuer les réservations et les préparatifs de voyage et fournir les services (p. ex. systèmes mondiaux de distribution [GDS] ; compagnies aériennes, trains, voitures de location et autres entreprises de transport terrestre, hôtels, compagnies de croisière, entreprises de gestion de destination et autres fournisseurs de voyages connexes aux fins de réservation et de billetterie ; autorités de déclaration de l’industrie; fournisseurs d’équipement et de technologie, y compris, sans s’y limiter, les fournisseurs d’outils de réservation en ligne, les fournisseurs de logiciels d’inscription à des réunions (y compris les fournisseurs de solutions de gestion d’événements sur place et mobiles) et les entreprises d’audiovisuel ; les fournisseurs de visas et de passeports ; les entreprises de cartes de crédit et les entreprises de collecte et de traitement des paiements).
• D’autres tiers que nous jugeons raisonnablement nécessaires conformément aux lois applicables, y compris les lois à l’extérieur de votre pays de résidence pour : (i) satisfaire aux lois, aux règlements ou aux demandes et processus gouvernementaux ou juridiques ; (ii) identifier, contacter ou intenter une action en justice contre une personne qui pourrait enfreindre nos conditions d’utilisation ou nos politiques ou autrement faire respecter nos conditions et politiques ; (iii) exploiter correctement les services ; ou (iv) protéger BCD et les personnes qu’elle sert, y compris exercer les recours disponibles ou limiter les dommages qui pourraient être subis (p. ex. échanger des renseignements avec d’autres entreprises et organisations à des fins de protection contre la fraude et de réduction des risques).

Les entreprises de consolidation de données peuvent également être utilisées par BCD ou votre entreprise dans le but de créer des rapports et des statistiques connexes à des fins d’analyse comparative ou à d’autres fins connexes, y compris, sans s’y limiter, l’utilisation de données statistiques cumulatives, qui peuvent intégrer des données acquises de votre entreprise à des fins commerciales habituelles dans notre secteur d’activité et les services que nous fournissons, mais sans vous identifier, directement ou indirectement, ou votre entreprise.

BCD peut être acquise, fusionner avec une autre entreprise, vendre ou liquider ses actifs, acquérir ou acheter d’autres entreprises ou actifs. Dans de telles transactions, les données personnelles font généralement partie des actifs commerciaux transférés. Dans le cas d’une acquisition, d’une vente, d’une liquidation ou d’une fusion, vos données personnelles et vos renseignements d’identification non personnels peuvent être automatiquement cédés par nous à notre seule discrétion à un tiers, conformément aux lois applicables.

BCD divulgue-t-elle des données personnelles au-delà des frontières ?

BCD est une entreprise mondiale qui fournit des services liés aux voyages et, par conséquent, le transfert international de vos données personnelles est nécessaire à la fourniture de nos services. Lorsque vous partagez ou divulguez des données à caractère personnel à d’autres parties, y compris aux entreprises liées, aux entreprises affiliées, aux filiales, aux coentreprises, aux partenaires, aux sous-traitants et aux agents de BCD qui fournissent des services et maintiennent des installations, vos données à caractère personnel peuvent être transférées à des pays dont les lois sur la protection des données fournissent une norme de protection inférieure à celle de votre pays.

Nous transférerons vos données personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données, y compris en mettant en place des mécanismes adéquats pour protéger vos données personnelles lorsqu’elles sont transférées à l’étranger (p. ex. clauses types, accords de protection des données). Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir plus de renseignements sur le transfert international de vos données personnelles ou les mesures de protection mises en œuvre, veuillez nous contacter conformément à la présente politique.

Comment BCD stocke et protège-t-elle les données personnelles ?

Typiquement, BCD stocke des données personnelles sur ses serveurs gérés en interne (principalement dans l’Espace économique européen et aux États-Unis) et avec des fournisseurs de stockage tiers.

BCD utilise des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles détenues par BCD sur son réseau et ses systèmes contre l’accès, la divulgation, la destruction et la modification non autorisés. Nous effectuons des examens périodiques de nos mesures de collecte, de stockage, de traitement et de sécurité des données pour vérifier que nous ne recueillons, ne stockons et ne traitons que les données personnelles requises pour nos services et pour remplir nos obligations contractuelles. Bien que nous fassions tous les efforts pour protéger l’intégrité et la sécurité de notre réseau et de nos systèmes, nous ne pouvons pas garantir ou assurer que nos mesures de sécurité empêcheront toute activité illégale ou non autorisée liée à vos données personnelles. Lorsque vous utilisez nos services, vous devez savoir qu’aucune transmission de données sur Internet ne peut être garantie comme totalement sécurisée. Bien que nous nous efforcions de protéger vos données personnelles, nous ne garantissons pas la sécurité des données et des renseignements que vous nous transmettez par Internet et vous le faites à vos propres risques.

Afin de protéger vos données personnelles, nous vous prions de ne pas nous envoyer par courriel des renseignements de carte de crédit ou d’autres données personnelles sensibles similaires, y compris des catégories spéciales de données personnelles. Nous vous encourageons également à garder votre mot de passe confidentiel et à ne le divulguer à aucune autre personne. Si vous partagez un ordinateur avec quelqu’un, vous devez vous déconnecter avant de quitter un site Web ou un service pour protéger l’accès à votre mot de passe et à vos données personnelles des utilisateurs subséquents. Veuillez nous alerter immédiatement si vous croyez que votre mot de passe ou vos données personnelles ont été utilisés à mauvais escient lors de l’utilisation des services et applications BCD. Veuillez noter que nous ne vous demanderons jamais de divulguer votre mot de passe ou vos renseignements de carte de crédit lors d’un appel téléphonique ou d’un courriel non sollicité.

Combien de temps BCD conserve-t-elle mes données personnelles ?

BCD conserve les données personnelles pendant la période nécessaire à la réalisation des objectifs décrits dans la présente politique, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise ou permise par la loi applicable. Pour déterminer la durée de conservation des données personnelles, nous tenons compte de la nécessité des données personnelles pour la prestation de nos services, des lois et règlements applicables, y compris les lois sur la protection des données, et de nos obligations légales. Nous pouvons conserver des dossiers pour enquêter ou nous défendre contre d’éventuelles réclamations en justice. Lorsque la conservation des données personnelles n’est plus nécessaire, les données seront supprimées ou anonymisées.

Qu’en est-il des applications BCD ?

BCD met à disposition ses applications en ligne (mobiles et Web) pour téléchargement à partir de différents marchés d’applications. BCD recueille des renseignements sur l’utilisation afin d’améliorer l’application et d’offrir une expérience améliorée et plus personnalisée. BCD peut suivre des renseignements sur votre utilisation de nos applications (p. ex. les statistiques anonymisées sur le nombre quotidien de visiteurs, les demandes quotidiennes pour des éléments d’utilisation particuliers, le suivi de l’intérêt, les personnes qui ont publié du contenu, les pays à partir desquels les applications et les services sont consultés). Nous utilisons ces statistiques exclusivement pour mesurer les activités et pour améliorer ou adapter les services à votre avantage. Nous pouvons également utiliser des outils et des méthodes analytiques pour développer des statistiques anonymisées sur les utilisateurs comme décrit dans notre Politique en matière de témoins (https://www.bcdtravel.com/cookie-policy/, en anglais seulement). BCD utilise ces statistiques à des fins d’analyse, d’amélioration des services, de communication des résultats et d’amélioration des produits pour vous, votre entreprise et d’autres clients actuels et potentiels de BCD. Conformément aux lois applicables et aux conditions d’utilisation des applications, certains renseignements vous concernant (y compris votre adresse électronique, les données d’itinéraire et d’autres renseignements que vous fournissez volontairement) peuvent être partagés avec des tiers, comme indiqué dans la présente politique. Veuillez noter qu’une fois que vous quittez les sites Web et les applications de BCD pour d’autres, y compris, mais sans s’y limiter, les assistants virtuels ou d’autres applications, les politiques de confidentialité des autres sites Web ou applications s’appliquent.

Qu’en est-il des liens vers des sites Web et des services de tiers ?

Nos services peuvent contenir des liens vers des sites Web de tiers. Certains de ces sites Web peuvent vous permettre d’acheter des produits et services, de vous inscrire pour recevoir du matériel ou de recevoir de nouvelles mises à jour sur les produits et services. Dans de nombreux cas, on peut vous demander de fournir des coordonnées comme votre nom, votre adresse, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et des renseignements sur votre carte de crédit ou de débit. Si vous utilisez ces sites Web tiers ou fournissez vos données et renseignements personnels, la politique de confidentialité et les conditions d’utilisation de ces sites Web sont applicables. Nous vous encourageons à lire attentivement ces politiques sur les sites Web de tiers avant de soumettre vos données personnelles. BCD n’est pas responsable et décline expressément toute responsabilité liée aux actions de ces sites Web, à leurs politiques de confidentialité ou aux modalités et contenus de ces sites Web.

Comment BCD traite-t-elle les demandes « ne pas suivre » et utilise-t-elle des « témoins » et d’autres technologies semblables?

À l’heure actuelle, nous ne nous engageons pas à répondre aux signaux « ne pas suivre » des navigateurs en ce qui concerne les sites Web et les applications de BCD. Nous traitons vos données personnelles par l’intermédiaire de nos sites Web et de nos applications conformément à la présente politique, indépendamment de vos paramètres de suivi.

Nous pouvons collecter automatiquement des renseignements à l’aide de « témoins ». Vous pouvez choisir de refuser les témoins dans votre navigateur (veuillez consulter le lien « Témoins » ci-dessous), mais cela peut limiter votre capacité à recevoir une partie ou la totalité de nos services ou certaines fonctionnalités peuvent ne pas être disponibles ou ne pas fonctionner correctement en conséquence. Lorsque la loi applicable l’exige, BCD obtiendra votre consentement avant de collecter des renseignements en utilisant des témoins. Vous trouverez des renseignements supplémentaires sur les « Témoins » et la façon dont le site Web de BCD les utilise sur le https://www.bcdtravel.com/cookie-policy/ (en anglais seulement).

BCD recueille-t-elle des données personnelles sur les enfants ?

BCD ne collecte pas sciemment de données personnelles auprès des enfants. Les personnes de moins de 18 ans ne doivent pas utiliser nos services pour soumettre des données personnelles les concernant.

Quels sont mes droits en ce qui concerne mes données personnelles ?

Vous pouvez choisir les données personnelles (le cas échéant) que vous souhaitez nous fournir. Toutefois, si vous choisissez de ne pas fournir certains détails, votre expérience avec une partie ou la totalité de nos services pourrait être affectée.

Dans la mesure requise par la loi applicable, vous avez la possibilité d’exercer divers droits à l’égard de vos données personnelles (accès, correction, effacement, restriction, objection, portabilité, etc.). BCD traitera ces demandes conformément à la loi applicable, y compris dans le délai prescrit par la loi applicable, et, lorsque la loi applicable le permet, peut facturer des frais administratifs raisonnables pour couvrir les coûts de réponse à une telle demande. Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment si la loi applicable l’exige, sans affecter la légalité du traitement fondé sur votre consentement avant votre retrait.

Dans certaines juridictions, en plus de votre acceptation de la présente politique, les lois sur la protection ou la confidentialité des données peuvent nous obliger à obtenir un consentement exprès distinct pour le traitement de vos données personnelles. Votre consentement peut également être implicite dans certaines circonstances, comme le permet la loi applicable, par exemple lorsque des communications sont nécessaires pour répondre à vos demandes.

Comment puis-je exercer mes droits ou déposer des plaintes ?

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits décrits dans la présente politique, vous (ou, conformément à la loi applicable, quelqu’un en votre nom) pouvez soumettre votre demande en cliquant ici.

Si vous avez des questions au sujet de cette politique, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de BCD :

BCD répondra à votre demande via l’adresse électronique que vous utilisez pour exercer votre demande, le numéro de téléphone que vous avez enregistré auprès de nous ou que nous avons dans nos dossiers pour vous, ou toute autre méthode appropriée. Selon votre demande, nous pouvons examiner la demande avec vous ou votre entreprise pour vous aider à la résoudre et à y répondre.

Nous nous engageons à travailler avec vous pour obtenir une résolution équitable de toute plainte ou préoccupation que vous pourriez avoir concernant notre utilisation de vos données personnelles. Toutefois, si vous croyez que nous n’avons pas été en mesure de répondre à votre plainte ou à votre préoccupation, vous pouvez avoir le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données de votre pays (si elle existe dans votre pays).

Comment les changements apportés à la présente politique sont-ils traités ?

BCD se réserve le droit de réviser, de modifier ou de modifier la présente politique en tout temps et de quelque manière que ce soit. Lorsque nous publierons des modifications à la présente politique, nous mettrons à jour la date de la « dernière mise à jour » au haut de la présente politique et nous vous encourageons à la consulter régulièrement.